Luck-lady.ru

Настольная книга финансиста
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Пример положения о выдаче расчетных листков

Приказ на утверждение расчетного листка

Приказ на утверждение расчетного листка является актом юридического характера, который вводит форму отчета работодателя о составе заработной платы. Формирование заработной платы должно производиться в строгом соответствии с законом и быть максимально понятным для работников. Для этого информацию о всех начислениях и вычетах работодатель отражает в специальном бланке – листе расчета.

Правовые основы вынесения приказа

Согласно статье 136 ТК РФ руководство предприятия в письменном виде обязано предоставлять трудящимся информацию:

  • об итоговом размере полученной выплаты;
  • о составляющих частях общей суммы (вознаграждения за труд, компенсаций, материальной помощи и т.д.);
  • об удержанных на налоги и обязательные взносы средствах.

Данные сведения предоставляются не при каждом получении денежных средств работником, а после начисления заработной платы за месяц. Если каждый раз предоставлять информацию вразброс, при ручной выборке сведений из бухгалтерской программы есть вероятность забыть про какого-нибудь сотрудника или упустить необходимые данные из внимания.

Чтобы избежать ошибок и нарушений при выдаче информации о составных частях заработка трудящихся, руководство предприятия в обязательном порядке должно утвердить бланк расчетного листа.

Образец документа о составе зарплаты утверждается работодателем:

  • в форме приказа (распоряжения);
  • с привлечением выборного профсоюзного органа.

Объединение работников совместно с кадровыми службами высказывает свое мнение относительно:

  • удобства расположения сведений в расчетном бланке;
  • текстовки основных пунктов листа;
  • порядка введения согласованной формы в действие.

После разработки бланка расчетного листка составляется приказ о его утверждении.

Кем составляется приказ

Распоряжение о подготовке шаблона приказа выдает руководитель организации. К процессу разработки документа целесообразно привлечь:

  • работников бухгалтерской службы;
  • кадровиков;
  • юристов.

Согласованный образец распоряжения о введении формы расчетного листа утверждается руководством.

Содержание приказа

Несмотря на то что обязанность составить документ, с помощью которого будет введен бланк сведений о заработной плате, регламентирована в Трудовом кодексе РФ, структура приказа законодательно не утверждена. Исходя из общих требований к кадровой и бухгалтерской документации можно выделить следующие необходимые элементы такого распоряжения:

  • название акта (например, «Приказ на утверждение листа расчета», «Распоряжение о введение расчетного листа» и т.д.);
  • порядковый номер документа в организации;
  • дату и место вынесения;
  • указание на введение бланка;
  • определение ответственных лиц за правильное заполнение расчетного листа;
  • ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается обязанность по выдаче листа заработной платы сотрудникам под роспись.


Обязательным приложением к документу должен быть образец расчетного листка.

Приказ должен быть составлен на фирменном бланке компании. В противном случае в верхней части документа необходимо прописать полное наименование работодателя, а также его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель предприятия или иной сотрудник, уполномоченный на подписание кадровых или бухгалтерских документов. В распоряжении также проставляются подписи:

  • председателя профкома о согласовании формы листа с профсоюзом;
  • контролирующих исполнение приказа должностных лиц.

Кому передается

Чтобы обеспечить выдачу сотрудникам расчетного листка только по утвержденной форме, подписанный руководителем приказ предоставляется в бухгалтерию. Документ не является кадровым, поэтому может храниться в актах бухгалтерии. Особую важность распоряжение будет иметь при налоговых проверках или при запросах Трудовой инспекции.

Сам расчетный лист выдается лично работнику под роспись. Недопустимо передавать расчетный лист без согласия сотрудника начальнику отдела или его коллегам.

Подпись в получении листка может быть проставлена как в общем реестре подписей, так и в отрывном квитке на самом документе.

Ошибки

Среди основных ошибок при вынесении приказа о введении формы расчетного листка наиболее часто встречаются:

  1. Пренебрежение работодателем мнением профсоюзного органа. Если комитет сочтет какую-либо часть в листе определения заработной платы некорректной, руководству предприятия необходимо прислушаться к замечаниям. На согласование текста, основных пунктов и сведений расчетного документа отводится не более трех рабочих дней. После этого работодатель и профсоюз должны прийти к единому мнению. Если этого не произошло, председатель профсоюзного органа может обратиться с жалобой в территориальное подразделение государственной инспекции труда или в суд.
  2. Отсутствие необходимых элементов в бланке расчетного листа. Несмотря на то что законодатель не установил образца документа, содержащего подробную информацию о заработной плате, без наличия определенных сведений листок расчета не будет отвечать интересам работника. Поэтому в каждом документе нужно прописывать:
    • ФИО, присвоенный табельный номер и должность сотрудника;
    • период, который отражен в листе;
    • фактически потраченное на работу время;
    • начисленные суммы аванса, компенсаций, зарплаты (по ст. 136 ТК РФ);
    • подробные сведения об удержаниях (на что, в каком размере и т.д.);
    • итоговую сумму, подлежащую выплате за указанный период.
Читать еще:  Расчет аренды авто

Работодатель не должен расписываться в листке расчета.

Сроки хранения

В соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 организация должна сохранять документы, имеющие отношение к формированию и выдаче заработной платы. Бухгалтерские ведомости о зарплате, расчетные листы, а также документы к ним подлежат хранению в течение 5 лет при условии, что по ним уже проводилась проверка контролирующих органов.

Если в организации нет программы электронного формирования лицевых счетов и баз данных по каждому работнику, листы расчета и приказ об их утверждении должны быть сохранены в течение 75 лет.

Заявление о направлении расчетного листка на электронную почту

Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

  • о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.

Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).

А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.

О расчетном листке в электронной форме

Ст.136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Роструд ранее считал, что ТК РФ не предусматривает право работодателя выдавать расчетные листки в электронной форме за одним исключением. Оно касается дистанционных работников. С ними ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Однако в последнем письме Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 высказана позиция, что направление расчетных листков посредством электронной почты не нарушает положения ст. 136 ТК РФ. Главное, чтобы такой порядок извещения работника о составных частях его заработной платы был предусмотрен трудовым, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, Положением об оплате труда). При необходимости в указанные документы стороны могут внести соответствующие изменения.

Составляем заявление на электронные расчетные листки

Заявление на получение расчетных листков в электронной форме составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит со ссылкой на положения трудового, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя просьбу работника направлять ему расчетные листки в электронной почте. Указывается и соответствующий адрес электронной почты.

Напоминаем, что несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.

Пример расшифровки расчетных листков по зарплате

Расшифровка расчетного листа

Каждый сотрудник по окончании месяца должен получить расшифровку суммы своей зарплаты. Оформляется это документом, который называется расчетный листок.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате? Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты. Таким образом, днем выдачи являются дни выплаты зарплаты. Выплата зарплаты не может быть позже 15 числа следующего месяца — эту дату можно считать последней и для выдачи расшифровки.

Особые положения

Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.

Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.

Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.

Читать еще:  Расчет потребности в медицинских кадрах

Повторимся, что выдача расчетки — это прямая обязанность работодателя. Отказаться от предоставления документов нельзя, даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи расчетка.

Обратите внимание, что способ выдачи (выплаты) заработка не имеет никакого значения. Следовательно, работодатель обязан выдать расчетлисток независимо от способа расчетов (наличными, на карту, на сберкнижку, иное).

Что указывается в обязательном порядке

Утвержденной формы бланка расшифровки зарплаты не существует. Есть требования к информации, которую работодатель обязан разъяснить своим сотрудникам и отразить в расчетном листке:

  • составные части заработной платы;
  • начисленные компенсации отдельными строками;
  • общий облагаемый доход в расчетном листке;
  • размер и основания удержаний;
  • общую сумму, подлежащую выплате.

Предлагаем скачать образец расчетных листков по зарплате, чтобы использовать их затем в своей работе.

Образец формы расчетного листка по зарплате в экселе

Приказ об утверждении формы расчетного листка, образец

Заработная плата

В составе заработной платы отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд. Это может быть оклад, все возможные премии, оплата за работу в праздничные и выходные дни.

Налоги и вычеты

В составе удержаний обязательно должен присутствовать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Плательщиком данного налога является сотрудник. Работодатель обязан удержать НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам положены вычеты по этому налогу. Сами по себе вычеты не выплачиваются, они просто уменьшают налогооблагаемую базу. За счет вычетов удерживаемый НДФЛ становится меньше.

Рассмотрим подробнее ситуации с вычетами

С дохода за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13 %. Сумма удержаний составит 20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.

В случае если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2020 году на первого ребенка вычет составляет 1400 рублей), то расчет удержания будет следующий.

Сперва доход уменьшаем на вычет:

20 000 – 1400 = 18 600.

Полученную сумму умножаем на 13 %:

18 600 × 13 / 100 = 2418.

За счет вычета к удержанию у сотрудника будет сумма 2418 рублей (а не 2600, как было в первом примере).

Иные выплаты

Помимо заработной платы, сотрудник может получать различные компенсации и выплаты социального характера:

Сроки выдачи расчетного листка

Как известно, заработная плата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц. То есть каждые пятнадцать дней. Однако работодатели имеют право производить расчеты чаще. Но никак не реже. Так как быть с расчетными листками, как часто их выдавать?

Если выплачен аванс, то выдавать расчетные листки не нужно. Подготовьте документы по итоговым расчетам за отчетный месяц. Раньше формировать расчетный листок не имеет смысла.

Выдайте документ не позднее дня, в котором произведена выдача заработной платы.

Исключений не предусмотрено. Даже если работник отправляется в отпуск в середине расчетного периода, то выдавать расчетный листок заранее не нужно, но можно. Например, если работник обратится с письменным заявлением о выдаче расчетного листка с отпускными.

Если работник увольняется, то подготовить расчетный листок нужно обязательно. Выдайте бумагу в последний рабочий день увольняющегося. Вместе с расчетным листком выдайте трудовую книжку и справку по форме № 182н. Дополнительно работник может затребовать и другие документы, например выписку из приказа об увольнении и так далее.

Способы передачи расчетного листка

Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.

Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.

Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.

Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:

  1. По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
  2. Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
  3. По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.
Читать еще:  Расчет затрат на лесовосстановление

Обратите внимание, что просто так отказаться от выдачи бумажных расчетных листков в пользу электронных нельзя. Необходимо такое решение закрепить в коллективном договоре, трудовом договоре с сотрудником либо в отдельном локальном нормативном акте по организации. Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона ( ст. 136 ТК РФ ).

Также не стоит забывать о том, что расчетный листок содержит персональные данные о заработной плате. И передавать документ через третьих лиц недопустимо. Помимо нарушения действующего законодательства, такой проступок может спровоцировать конфликт внутри коллектива организации. Именно поэтому нужно назначить ответственного за соблюдение порядка выдачи расчетных листков.

Ответственность за невыдачу расчетного листа

За невыдачу предусмотрены санкции, которые установлены статьей 5.27 п. 4 КоАП РФ. Рассмотрим их размеры подробнее:

Заявление о направлении расчетного листка на электронную почту

Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

  • о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
  • о размерах иных сумм, начисленных работнику;
  • о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
  • об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.

Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).

А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.

О расчетном листке в электронной форме

Ст.136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Роструд ранее считал, что ТК РФ не предусматривает право работодателя выдавать расчетные листки в электронной форме за одним исключением. Оно касается дистанционных работников. С ними ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Однако в последнем письме Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 высказана позиция, что направление расчетных листков посредством электронной почты не нарушает положения ст. 136 ТК РФ. Главное, чтобы такой порядок извещения работника о составных частях его заработной платы был предусмотрен трудовым, коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, Положением об оплате труда). При необходимости в указанные документы стороны могут внести соответствующие изменения.

Составляем заявление на электронные расчетные листки

Заявление на получение расчетных листков в электронной форме составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит со ссылкой на положения трудового, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя просьбу работника направлять ему расчетные листки в электронной почте. Указывается и соответствующий адрес электронной почты.

Напоминаем, что несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector