Luck-lady.ru

Настольная книга финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Расчет отпускных в 1 с

Начисление отпускных в 1С 8.3 — пошагово для начинающих

В том случае, когда в вашей фирме работает не слишком много работников, то кадровые документы и документы начисления заработной платы можно вести в 1С Бухгалтерия. Если же учет ведется в 1С ЗУП, то принцип действий будет аналогичный, только вам не нужно будет производить предварительной настройки программы для включения этого функционала.

В рамках данной статьи мы по шагам рассмотрим начисление отпуска в 1С Бухгалтерия 8.3 по утвержденному графику отпусков организации, который является обязательным для исполнения, как работодателем, так и работником.

Кстати! Где найти график отпусков в 1С 8.3? Нигде! Для ведения графика необходимо использовать 1С ЗУП или другие программы.

Предварительная настройка программы

Эта настройка нужна для того, чтобы вы смогли пользоваться кадровыми документами и документами начислений сотрудникам. В разделе «Администрирование»нажмите на гиперссылку «Параметры учета».

В появившейся форме перейдите в пункт «Настройки зарплаты».

Перед вами отобразится окно настроек, в котором обязательно необходимо указать, что кадровый учет и учет по зарплате будут вестись в этой программе. Далее, в разделе «Расчет зарплаты» установите флаг на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов». Без этой надстройки вы попросту не сможете создать соответствующие документы.

Так же для удобства уточним, что кадровый учет в нашем случае будет полным. Это позволит вести документы о приемах, переводах и увольнениях сотрудников.

Отпуск в 1С Бухгалтерия 3.0

В разделе «Зарплата и кадры» зайдите в пункт «Все начисления».

В открывшейся форме списка документов начислений выберите пункт «Отпуск» в меню «Создать». Если такого пункта, либо самого меню у вас нет, то вернитесь к настройкам программы.

Первым делом в только что созданном документе укажите организацию, в которой работает сотрудник и самого сотрудника. Далее нужно выбрать месяц и можно перейти к заполнению вкладки «Главное».

В нашем случае Абрамов Геннадий Сергеевич взял весь отпуск полностью с 01.09.2017 по 28.09.2017, что мы указали в полях «Период отпуска». Ниже укажем, за какой период работы предоставлен отпуск и дату выплаты.

Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» рассчитались автоматически. Последние две цифры мы можем скорректировать вручную. На НДФЛ подробно останавливаться не будем. Рассмотрим изменение среднего заработка. Для этого нажмите на знак зеленого карандаша справа от соответствующего поля.

Данные для расчета среднего заработка берутся за последний год по фактически отработанному времени. Вы можете откорректировать не только начисленные суммы, но и отработанные дни. Все эти данные будут автоматически учтены сразу же и в поле «Средний заработок» отобразится новая рассчитанная сумма.

Для того, чтобы вернуться в расчетам, произведенным программой изначально, нажмите на кнопку «Перезаполнить». После положительного ответа на вопрос программы все ручные изменения будут потеряны.

На вкладке «Начисления» кратко указана информация о том, какая сумма, за какой период будет начислена. Эту сумму так же можно отредактировать вручную.

После заполнения данного документа не забудьте его провести. При необходимости в 1С 8.3 Бухгалтерия так же можно найти печатные формы (меню «Печать») с расчетом среднего заработка и приказом на отпуск по форме Т-6.

Отражение отпуска при начислении заработной платы

Создадим документ начисления зарплаты, который расположен в том же разделе, что и отпуска. В шапке укажем, что начисление мы будем производить за сентябрь 2017 года для организации «Конфетпром ООО».

После нажатия на кнопку «Заполнить» программа автоматически рассчитает начисления по всем сотрудникам указанной организации с учетом отработанного времени. Мы видим, что у сотрудника, для которого мы только что оформили отпуск, заработная плата рассчиталась всего за один день. Дело в том, что практически весь месяц он находится в отпуске и программа это учла. Остальная сумма начислений отобразилась в колонке «Отпуска».

В расчетном листке, выплата за сентябрь для данного сотрудника разделена на оплату по окладу за отработанные дни и отпускные.

Смотрите также видеоинструкцию:

Как начислить отпускные в 1С Бухгалтерия 8.3

Система не только для расчета зарплаты: анализ ФОТ, расчет KPI, исчисления налогов и взносов, сдача регламентированной отчетности.

Комплексный функционал для управления персоналом, кадрового учета и расчета зарплаты.

Своевременный расчет зарплаты и исчисление налогов без ошибок, регламентированный кадровый учет.

Автоматизация бухгалтерского учета на платформе 1С 8.3 позволяет начислять отпускные сотрудникам, хотя ранее такая возможность была только при внедрении 1С:ЗУП, а начисление отпуска в 1С:Бухгалтерия проводилось путем создания отдельного вида начисления.

Настройка параметров учета

Чтобы начисление было доступно, в форме параметров учета надо установить пометку о начислении больничных, отпусков и исполнительных документов – пункт меню «Администрирование-Параметры учета-Настройки зарплаты».

Рис.1 Переход к разделу параметров учета

Рис.2 Переход в меню настроек

Рис.3 Непосредственно настройки

Эта настройка доступна для небольших фирм, если в базе ведется учет до 60 сотрудников – то по гиперссылке «Порядок учета зарплаты», а при необходимости выполнить настройку формирования резерва отпусков – закладка «Резервы отпусков».

Рис.4 Окно настройки формирования резервов отпусков

Начисление отпускных в 1С

По выполнении настройки, в журнале начислений будет доступен документ «Отпуск-Зарплата и кадры-Зарплата».

Рис.5 Зарплата и кадры

Нажав кнопку «Создать» в журнале документов «Все начисления», мы видим документ «Отпуск».

Рис.6 Создание документа

Заполняем открывшуюся форму – дату документа, выбираем сотрудника, указываем дату начала и окончания отпуска. Ниже указывается период, за который отпуск предоставляется. При этом, исходя из данных о начисленной зарплате в программе, автоматом рассчитывается сумма начисленного отпуска и НДФЛ.

Рис.7 Заполнение документа

Проверить расчет среднего заработка и начисленную сумму отпускных можно, нажав на гиперссылку «Начисление».

Рис.8 Расчет отпускных в 1С 8.3 по среднему заработку

В таблице отражаются суммы начисленной за предшествующие 12 месяцев зарплаты, отработанное время и расчет среднего заработка. В случае отсутствия данных в программе, их можно откорректировать здесь вручную.

Читать еще:  Пример расчета пособия по временной нетрудоспособности

Ниже в таблице показаны начисления, исходя из установленных дней отпуска. При этом видно, что часть отпуска приходится на октябрь месяц, остальные дни – ноябрь. Соответственно, в программе сумма отпускных разбита на две части – с 15.10.18 по 31.10.18 и 01.11.18 по 12.11.18.

Нажав на гиперссылку «НДФЛ», можно посмотреть и, если надо, скорректировать сумму начисленного налога.

Рис.9 Окно расчета «НДФЛ» в документе «Отпуск»

Далее проводим документ. В некоторых случаях при проведении документа может появиться ошибка – «Дата документа не может больше планируемой даты выплаты». Что делать? Ведь поля «Дата выплаты» нет в документе. В чем загвоздка?

Рис.10 Ошибка при проведении документа «Отпуск»

Правильнее – изменить дату проведения документа (начисления отпуска), т.к. оплата отпуска должна производиться работодателем не позднее, чем за три дня до его начала. Это положение закреплено в Трудовом кодексе, где срок выплаты отпускных прописан в статье 136, части 9. Когда дата выплаты приходится на нерабочий или праздничный день, перечисление или выдача средств сотруднику должны быть произведены накануне. Таким образом, выплата отпускных должна быть произведена до его начала.

И если вам все-таки необходимо исправить дату выплаты дохода, но по умолчанию поле «Дата выплаты» скрыто, необходимо зайти в кнопку «Еще», нажать «Изменить форму», добавить галочку «Дата выплаты» в подразделе «Главное», и тогда данное поле будет доступно в форме документа при заполнении.

Рис.11 Меню документа «Отпуск» для редактирования формы

Рис.12 Окно настройки формы документа

Рис.13 Форма документа «Отпуск» с полем «Дата выплаты»

В печатных формах документа доступны «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» и форма «Расчет среднего заработка» — кнопка «Печать».

Рис.14 Выбор печатной формы документа «Отпуск»

Рис.15 Печатная форма приказа Т-6

Рис.16 Печатная форма расчета среднего заработка

«Показать проводки и другие движения документа», мы видим, что отражены проводки по начислению отпуска и по удержанию суммы начисленного НДФЛ из него. Дебет счета начисления устанавливается в зависимости от настройки вашей организации.

Рис.17 Бухгалтерские проводки, сформированные документом «Отпуск»

Нажав кнопку «Выплатить» из документа, программа подготовит документы по выплате отпускных – «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу», документы «Платежное поручение» на выплату отпускных и уплату налогов. Если Вам все эти документы формировать не надо, то выплату отпускных можно оформить самим в журналах «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу» — пункт меню «Зарплата и кадры».

Рис.18 Кнопка «Выплатить» для формирования выплат по документу «Отпуск»

Рис.19 Формирование документов по выплатам из документа «Отпуск»

Рис.20 Документ «Ведомость в банк» сформированный через кнопку «Выплата» из документа «Отпуск»

Рис.21 Переход к журналам документов по выплатам сотрудникам через кассу или банк

Заходим в пункт меню «Зарплата и кадры-Отчеты по зарплате-Расчетный листок».

Рис.22 Отчеты раздела «Зарплата»

Рис.23 Отражение начисления отпуска в расчетном листке сотрудника

Формирование расчетного листка показывает, как отразилось начисление отпуска у сотрудника.

Если у вас остались вопросы по начислению отпускных работникам, обратитесь к нашим специалистам: мы проконсультируем вас и сделаем соответствующие настройки, подобрав при этом оптимальную стоимость сопровождения 1С, исходя из ваших индивидуальных потребностей.

Сложные случаи расчета отпускных в 1С

Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.

Больничный во время отпуска

Пример.

Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).

В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:

  • она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
  • или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.

Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Чтобы продлить отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

Читать еще:  Зачислен на расчетный счет аванс

А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».

Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Отпуск с последующим увольнением

Пример.

Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.

Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).

Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.

Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.

Читать еще:  Расчет декларации нвос

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск

Пример.

Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.

Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.

Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.

Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.

Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».

Категории дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков можно уточнить в ст. 116-119 ТК РФ.

Как в 1С Бухгалтерия 8.3 рассчитать и начислить отпускные по шагам

Можно ли начислять отпускные в «1С 8.3 Бухгалтерия 3.0»? Да, в редакции 3.0 такая возможность есть. Для этого в форме параметров учета программы (она доступна в разделе «Главное») должна быть установлена пометка о ведении больничных, отпусков и исполнительных документов.

Если после этого мы откроем журнал документов начислений, то увидим, что по кнопке «Создать» теперь можно ввести не только начисление зарплаты, но и отпуск и больничный лист.

Нас часто спрашивают: где в 1С Бухгалтерия 8.3 найти график отпусков. Отвечаем — его в программе нет. Для учета графиков можно использовать 1С ЗУП или другой софт.

Рассмотрим пошагово как оформить отпуск, рассчитать и начислить отпускные.

Создание документа «Отпуск» и начисление отпускных

Посмотрим, как выглядит в 1С 8.3 документ «Отпуск». В шапке указывают месяц (это месяц начисления отпускных), сотрудника, дату регистрации документа.

На вкладке «Главное» необходимо указать период отпуска и период работы сотрудника, за который отпуск предоставлен. Эти сведения заполняются вручную.

После выбора сотрудника и периода отпуска программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок и начисленную сумму отпускных. Делает она это, исходя из имеющихся в программе данных – срока работы сотрудника и начисленной ему заработной платы.

Если необходима корректировка, следует нажать ссылку «Изменить». Откроется форма ввода данных для расчета среднего заработка. В ней отображается начисленная сотруднику зарплата по месяцам, а также календарные дни.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Обратите внимание, что здесь имеются только те месяцы, во время которых человек был сотрудником организации. Пользователь имеет возможность изменить суммы, начисленные за каждый месяц. Тогда программа пересчитает и сумму среднего заработка. Однако нельзя добавить новые месяцы.

На вкладке «Начисления» автоматически отображается начисление («Отпуск основной») и рассчитанная программой 1С сумма отпускных. При необходимости эту сумму можно откорректировать вручную.

Начисление заработной платы

После расчета отпускных, при проведении документ «Отпуск» в 1С выполняет проводку бухучета по начислению отпускных – по кредиту счета 70 и в дебет того же счета, что и зарплата сотрудника (согласно настройкам сотрудника и организации). Документ позволяет распечатать прямо из 1С Бухгалтерия 8.3 приказ на отпуск по форме Т-6 и расчет среднедневного заработка.

Теперь в ежемесячном документе «Начисление зарплаты» при его автоматическом заполнении появятся данные об отпускных. При этом сумма оклада и количество отработанных дней будут скорректированы программой с учетом отпуска. Документ начисляет НДФЛ сразу на зарплату и отпускные.

В расчетном листке сотрудника тоже будет отражен оплаченный отпуск.

Смотрите также нашу видеоинструкцию по начислению отпускных выплат в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector