Luck-lady.ru

Настольная книга финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

График документооборота первичных учетных документов образец

График документооборота: образец

grafik_dokumentooborota_obrazec.jpg

Похожие публикации

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

для каждого отдела;

для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

Читать еще:  Учет тары в торговой организации

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛЕТРСКОМ УЧЕТЕ

В современных условиях все управленческие решения опираются на информацию, которая содержится в служебном документе. Правильная работа с документами влияет на качество работы управленческого аппарата, организацию и трудовую культуру общения работников. Поэтому успех и эффективность управленческой деятельности во многом зависит от того, насколько профессионально организован документооборот и ведение документации.

В бухгалтерском учете для каждого документа существует свой документооборот — создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

С помощью организации документооборота можно повысить оперативность бухгалтерского учета, ускорить сроки составления бухгалтерской отчетности, а так же усилить контролирующие функции учета.

В зависимости от сферы обращения документов и их назначения, документооборот условно делят на внутренний и внешний. Первый состоит из внутренних документов, установленных на предприятии и входящих документов, поступивших на предприятие. Второй состоит из исходящих документов. Графически это можно показать на рисунке 1.

В организации документооборота выделяется пять основных этапов:

  1. Формирование первичного документа в момент совершения хозяйственной операции на основании требований законодательством, предъявляемых к оформлению документов;
  2. Предоставление документа в бухгалтерию, для контроля его актуальности и принятии его в полном объёме для учетной обработки;

Рисунок 1 — Схема документооборота организации

  1. Проверка бухгалтером принятых к учету документов по форме, по содержанию, а также арифметическая проверка.
  2. Обработка документа в бухгалтерии состоит из следующих этапов:
  • Таксировка — денежная оценка хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Некоторые принятые в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.
  • Группировка объединение документов по однородным признакам и за определенный период, т.е. подготовка сводных данных за определенный период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, и отражаются в отчете кассира, или же приход и расход товарно-материальных ценностей, которые отражаются в отчете материально-ответственного лица.
  • Контировка — в документе указывается взаимосвязь между счетами, т.е. проставляется корреспонденция счетов на самих документах на основании содержания хозяйственных операций.
  1. Подготовка и сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Первичные документы — это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие. Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет.

В настоящее время стремительной компьютеризации бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности многие организации переходят на электронный документооборот. В свою очередь и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально.

Одновременно электронный документооборот позволяет оптимизировать взаимосвязь и взаимодействие между подразделениями организации, усилить контролирование за движением документов на всех стадиях их формирования и использования, упростить работу бухгалтерской службы. Преимущества электронного документооборота представлены на рисунке 2.

Сфера применения электронного документооборота постоянно расширяется и актуальность его организации повышается. Примером может служить обязательное представление в налоговые органы с 1 января 2015 года декларации по НДС. Требование о представлении декларации по НДС в электронной форме распространяется так же и на нулевые декларации, представляемые налогоплательщиками НДС. Образец декларации представлен на рисунке 3-5. Для подтверждения вычетов по НДС, при проведении камеральных проверок, налоговые органы в основном работают с копиями бумажных документов.

Читать еще:  Бухгалтерский учет в животноводстве

Поэтому можно передать копии документов в виде заверенных электронной подписью руководителя организации виртуальных образов. Основным условием является передача в электронной форме по установленному формату, утвержденному ФНС России.

Организациям не выгодно тратить время и бумагу на копирование документов, а налоговым органам предоставляется возможность быстрее получить аналогичный документ, соответствующий бумажной копии первичного документа.

При оформлении первичных документов в них должны содержаться подлинные данные, а создаваться они должны своевременно, т.е. в момент совершения операции, или по её окончании

Также при оформлении документов должна соблюдаться последовательность совершения хозяйственных операций.

Обязательные реквизиты первичных документов представлены на рисунке 6.

Все первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета.

Рисунок 3 — Образец заполнения декларации по НДС титульный лист

Рисунок 4 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 2

Рисунок 5 — Образец заполнения декларации по НДС раздел 3

Рисунок 6 — Обязательные реквизиты первичных документов

Проверка осуществляется следующими способами:

— проверка по существу;

Формальная проверка — с помощью нее происходит контроль заполнения обязательных реквизитов документа, перечисленных в части 2 статье 9 Закона № 402-ФЗ. Оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным.

Проверка по существу (по содержанию) — устанавливает законность, правильность и целесообразность совершения хозяйственной операции.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета, первичные документы, противоречащие законодательству и установленному порядку прихода и расхода денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. Если у сотрудника бухгалтерской службы возникают сомнения в законности этой операции, то он должен сообщить об этом главному бухгалтеру.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты сумм итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей в первичных документах и бухгалтерских записях.

Встречная проверка — это сопоставление одних документов с другими. Например, расчетно-платежная ведомость по заработной плате с табелями отработанного времени.

Одним из основных принципов системы внутреннего контроля бухгалтерии является график документооборота. В нем описывается движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Он помогает упорядочить документооборот в бухгалтерии — экономит рабочее время и нормализует работу в целом. В бухгалтерии он незаменим, так как для бухгалтеров принципиально важно сдать в определенные сроки отчетность в ПФР, ФСС, ФНС и прочие органы.

График документооборота обычно оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями. В нем указываются порядок обработки документов, учитывающий их требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения. Пример графика документооборота показан в таблице 1.

При составлении графика должны соблюдаться следующие требования:

  1. Принимаемые бухгалтерией первичные учетные документы должны иметь все обязательные реквизиты;
  2. При приеме документов, бухгалтером проверяется правильность арифметических вычислений; документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;
  3. Все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления;
  4. По любой сделке должны быть представлены все необходимые документы

Образец графика документооборота

График документооборота для учетной политики 2020 года: как составить

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2020 год.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  • создание;
  • получение от контрагентов и др.;
  • принятие к учету;
  • обработку;
  • передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Читать еще:  Водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  • документы по его компетенции;
  • сроки;
  • отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  • соблюдение графика;
  • оперативное и правильное создание документов;
  • передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  • их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

  • оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
  • минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

  1. создание;
  2. проверка;
  3. обработка, занесение в базу;
  4. передача в архив.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так:

Однако образец 2020 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ об утверждении графика документооборота

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

  • Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
  • Планирование сроков обработки бумаг.
  • Планирование сроков рассмотрения документации.
  • Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

  • Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
  • Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
  • Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

  • Наличие подписи директора.
  • Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

  • Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
  • Сроки вступления локальных актов в силу.
  • Порядок исполнения документов.
  • Способы ведения и хранения бумаг.
  • Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
  • Правила составления и оформления.
  • Сроки проверки формы и содержания документов.
  • Порядок утверждения бумаг.
  • Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
  • Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector