Luck-lady.ru

Настольная книга финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как вести учет в электронном виде

Ведение электронных трудовых книжек

С 2020 года начнется постепенный переход на ведение электронных трудовых книжек взамен бумажных. Этапы такого перехода мы рассмотрели в отдельной консультации. Скажем лишь, что на техническую подготовку к переходу работодателям дается весь 2020 год. Но уже сейчас работодатели задаются вопросом, как и в какой программе вести электронные трудовые книжки.

Как вести электронные трудовые книжки работодателю: пошаговая инструкция

Конкретных правил ведения электронных трудовых книжек законодательством не установлено. Более того, из Закона об электронных трудовых книжках 2020 неясно, как именно будет происходить формирование в электронном виде информации о трудовой деятельности работника и его стаже (ст. 66.1 ТК РФ). Будет ли это отдельная программа для ведения электронных трудовых книжек или сведения будут интегрированы в обычную бухгалтерскую программу организации? Эти вопросы прояснятся уже в 2020 г. Скорее всего, электронные трудовые книжки будет вести Пенсионный фонд, а работодатели будут лишь подавать в ПФР с определенной периодичностью сведения о кадровых передвижениях.

Но некоторые обязанности работодателей в связи с ведением электронных трудовых книжек в Законе от 16.12.2019 N 439-ФЗ о введении электронных трудовых книжках прописаны однозначно.

Новый отчет СЗВ-ТД

В первую очередь, следует помнить, что, начиная с февраля 2020 г., в Пенсионный фонд придется сдавать новый отчет СЗВ-ТД. Его нужно подать не позднее 17 февраля, если в январе 2020 г. (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ ):

  • был принят на работу новый сотрудник;
  • был уволен работник;
  • был оформлен перевод на другую постоянную работу;
  • работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки или заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку на бумаге.

Далее такой отчет подается при указанных выше кадровых перемещениях сотрудника не позднее 15 числа следующего месяца.

Электронные трудовые книжки: что делать кадровику

На 2020 г. для работодателей предусмотрены следующие обязанности (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ ):

  • внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
  • не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
  • не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они должны выбрать, в каком виде будет вестись их трудовая книжка: в электронном или на бумаге. Свой выбор работники делают путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления не позднее 31 декабря 2020 г. Эту информацию работодатели включают в сведения о трудовой деятельности, подаваемые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД.

Ведение электронных трудовых книжек: обучение

Имеет смысл в начале 2020 г. провести обучение сотрудников, которые будут заниматься составлением отчета СЗВ-ТД и отправкой его в Пенсионный фонд. Не исключено, что территориальные отделения ПФР будут проводить бесплатные семинары. Так что следите за информацией на их сайтах и непосредственно на стендах в отделениях.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: пошаговый переход, ведение и образец

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Также см:

  • Закон о внесении изменений в ТК РФ в части перехода на электронные трудовые книжки (скачать)
  • Закон о новой отчетности в ПФР (скачать)
  • Сайт ПФР про электронные трудовые книжки
  • Новый отчет СЗВ-ТД с 2020 года

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

  • у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
  • тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

  • сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
  • работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

  • заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Перед переходом на ведение трудовых книжек в электронном виде обратите внимание на бумажные трудовые – лучше проверить правильность их заполнения. Зачем? Дело в том, что с 2020 года любые кадровые изменения придется отражать в новом отчете СЗВ-ТД.

Что именно проверить в действующих бумажных трудовых книжках? Вот опорные точки для проверки:

  • Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
  • Даты о приемах, переводах и увольнениях;
  • Названия компаний и должностей;
  • Наличие печатей;
  • Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
  • Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
  • Наличие записей о переводах;
  • Формулировки записей об увольнении.
Читать еще:  Порядок учета документооборота

С 1 января 2020 года у работодателей появится новая обязанность — представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Уже в 2020 году отчет нужно сдать, если были кадровые изменения или работник подал заявление о том, как в 2021 году вести трудовую книжку. Впервые подайте форму до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел одно из следующих событий:

  • компания приняла, уволила или перевела сотрудника на другую постоянную работу;
  • сотрудник подал заявление о сохранении трудовой книжки или об отказе от нее.

Пример:

Стоит отметить, что работодатели с численностью больше 24 человек обязаны отправлять отчет в ПФР через интернет. Если в штате меньше человек, можно сдать СЗВ-ТД на бумаге. Но с 2020 году нужно сдавать электронные 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, если численность 10 человек и более. Поэтому если у вас от 10 до 24 человек, проще сразу оформить электронную подпись и отчитываться в ПФР электронно.

Заведите корпоративный адрес электронной почты (например, для отдела кадров). Дело в том, что сведения о трудовой деятельности работников по их заявлениям с 2020 года работодатели обязаны выдавать не только в бумажном, но и электронном виде. При этом у сотрудника должна быть возможность направить работодателю заявление о выдаче на электронную почту. Такие правила закреплены в новой статье 66.1 ТК. Для этого и нужен адрес корпоративной электронной почты, на который работники смогут присылать заявления.

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка. Прием на работу

1. Прием на работу и увольнение

1.1. Прием на работу в организацию производится на основании заключенного трудового договора.

1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства ;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом или иной документ о полученном образовании (полном или неполном) и (или) документ, подтверждающий специальность или квалификацию; документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ.

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Ответы на вопросы про переход на электронные трудовые книжки

Да, можно. Для этого будет необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной. Если же работник не подаст (не успеет подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль. Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ).

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Электронная трудовая книжка и новая отчетность в ПФР

1 января 2020 года в России стартует переход на систему электронных трудовых книжек. Это влечет за собой новые обязанности для работодателей. Одна из них — подготовка и сдача в ПФР дополнительного отчета о трудовой деятельности работников — СЗВ-ТД.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

16 декабря 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал:

  • Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Читать еще:  Бухучет у подрядчика проводки

Переход на электронный формат обусловлен стремлением создать единую базу данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. Это убережет данные от потери, сделает систему понятной и прозрачной, упростит доступ к сведениям самим работникам и работодателям.

Федеральный закон № 439-ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ статьей 66.1. Она вводит понятие «сведения о трудовой деятельности работника», которое включает в себя всю информацию о трудовом пути человека: прием на работу, увольнение, перевод, повышение квалификации и пр. — то есть все, что сейчас фиксируется в трудовых книжках.

С 1 января 2021 года работодатели больше не смогут оформлять привычный бумажный формуляр для новых сотрудников. Те, у кого трудовая книжка уже ведется, могут сохранить ее. По всем работникам без исключения кадровая служба должна будет вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые

Всем, кто выбрал электронный формат хранения сведений согласно ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба организации выдаст бумажные трудовые книжки на руки.

Как сотруднику получить информацию о трудовом пути?

Необходимые сведения сотрудники могут получить:

  1. В организации по последнему месту работы. Работодатель в течение трех дней с момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверенные должным образом. Справка будет содержать только те сведения, которые относятся к работе в этой организации.
  2. Заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью.
  3. Через портал Госуслуги (только в электронном виде) или в МФЦ (только в бумажном формате).

Форма справки о трудовой деятельности, которую сотрудник сможет получить из информационных систем — СТД-ПФР, разработана Минтрудом и будет утверждена после публичного обсуждения.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель будет принимать эту информацию в распечатанном виде или в виде электронного документа, заверенного цифровой подписью. Кадровая служба должна будет вносить данные в установленную в организации систему кадрового учета и пополнять их по мере развития трудовых отношений.

Когда сдавать новую отчетность в ПФP?

Федеральный закон № 436-ФЗ вводит новую форму отчетности — СЗВ-ТД, которую работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи как у СЗВ-М — до 15-го числа каждого месяца. Это значит, что с учетом выходных дней первый отчет нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. Он должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших в январе 2020 года. Также отчет нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного способа учета данных о работе.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года при приеме на работу или увольнении такие сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Организации с численностью в 25 человек и более должны сдавать отчет СЗВ-ТД в xml-формате, небольшие организации со штатом менее 25 человек могут сдавать его и в печатной форме.

Форма отчета СЗВ-ТД

Обратите внимание, как заполнять отчет СЗВ-ТД. Информация о работнике должна совпадать с указанной в страховом свидетельстве. В графе 4 должность вносится в соответствии со штатным расписанием.

В поле 7 проставляется код кадрового события, которое произошло с сотрудником в отчетный период:

2 — Перевод на другую работу

3 — Переименование работодателя

4 — Установление (присвоение) сотруднику второй и последующей профессии, специальности или квалификации

6 — Запрет занимать должность или заниматься определенным видом деятельности

Госдума приняла в первом чтении законопроект, который дополнит ст. 5.27 КоАП частью 11. В соответствии с ней за неоднократное нарушение сроков представления указанных сведений либо за представление неполных или недостоверных сведений должностные лица будут привлечены к административной ответственности в виде предупреждения. Какую меру ответственности законодатели утвердят в окончательном чтении, пока неясно. Но уже понятно, что этому участку учета уделяется пристальное внимание.

Что такое справка СТД-Р?

Начиная с 1 января 2020 года у работодателей появится обязанность выдавать справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности работника» по запросу сотрудника и всем увольняющимся. Проект новой формы Минтруд разместил у себя на портале для общественного обсуждения.

По форме справка будет похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

Всё ли вы знаете про электронные трудовые?

Как работодателю подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

Чтобы организация могла безболезненно перейти на систему ЭТК, надо предпринять несколько несложных действий:

  1. Обновить программное обеспечение для сбора и передачи сведений в ПФР.
  2. Провести аудит локальных нормативных актов, которые касаются трудовых книжек и дополнить их формулировкой «… или сведения о трудовой деятельности».
  3. Разработать форму уведомления о переходе на систему ЭТК.
  4. Разработать форму заявления для тех работников, кто хочет сохранить трудовую книжку в бумажном формате.

Работодатели должны осознавать, что «электронная трудовая книжка» — это условное понятие. Все данные о трудовой деятельности россиян будут храниться в информационной системе Пенсионного фонда на лицевом счете застрахованного. Поэтому устанавливать какое-то специализированное ПО не нужно, достаточно программы, в которой вы привыкли вести кадровый учет. Конечно, при условии что разработчик в ближайшем пакете обновлений предоставит формы необходимых документов.

В программе Контур.Персонал в ближайшее время появится сервис-пак с бланком уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности, отчетом СЗВ-ТД и формой СТД-Р. Обратите внимание: загрузить сервис-пак можно будет только в версиях 1.25 и 1.26.

Наша задача — своевременно предоставить вам формы документов, а ваша — отслеживать изменения законодательства и подготовиться к изменениям.

Первичные документы в электронном виде

В Письме Минфина РФ от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 финансисты дают конкретный ответ на простой вопрос: можно ли хранить первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде? Они не против этого. Разберемся, сможет ли налогоплательщик на практике воспользоваться данным разрешением.

Как только начинается предпринимательская деятельность, появляется огромное количество документов, число которых растет в геометрической прогрессии.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ ) все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами для ведения бухгалтерского учета. Данный закон допускает возможность их составления на бумажных и машинных носителях информации, а также устанавливает порядок их хранения.

На практике возникает ряд проблем, связанных с организацией документооборота: огромное количество документов, удобство пользования ими и сроки их хранения.

Читать еще:  Направление для постановки на воинский учет

Вообще, к вопросу сохранности документов, к сожалению, многие организации относятся достаточно халатно. Сроки хранения документов самые разные, п. 6.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете[1] они определяются согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[2]. Например, приказы об учетной политике должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз, а лицевые счета работников – 75 лет. Поэтому встает вопрос о сохранности документов. Но здесь необходимо различать понятия документ и информация. Информацию о начислениях, удержаниях, доходах, расходах и т. д. можно хранить в электронном виде на современных носителях, но она будет являться документом только при выполнении определенных условий. Первичный документ, существующий в единственной форме – электронном файле, нельзя признать оформленным надлежащим образом первичным документом. Что же такое документ?

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме, в случае отсутствия таковой они должны содержать обязательные реквизиты, одним из которых являются личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. При этом особые требования предъявляются к лицам, имеющим право подписи первичных документов:

–они утверждаются руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером;

–документы, связанные с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В соответствии с данными требованиями первичные документы должны быть либо в бумажном варианте, либо электронный документ необходимо заверить электронными цифровыми подписями (ЭЦП), третьего не дано.

Порядок работы с электронными документами регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»[3] (далее – Закон № 1-ФЗ ). Данный закон обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при одновременном соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе:

–сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

–подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

–электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи (п. 1 ст. 4 Закона № 1-ФЗ ).

Сегодня на практике электронные документы с ЭЦП достаточно широко применяются при сдаче отчетности через Интернет в налоговые органы и работе с банками – по операциям с расчетными счетами.

Что касается налогового учета, то согласно ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ необходимо подтверждение первичными документами как доходов, так и расходов организации. Подтверждением данных налогового учета являются:

–первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

–аналитические регистры налогового учета;

–расчет налоговой базы.

Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. Данный порядок устанавливается в приказе по учетной политике организации для целей налогообложения. При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов в течение четырех лет. По мнению финансистов, представленному в Письме от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 , течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. При этом уничтожение документов по истечении указанного срока хранения является правом, а не обязанностью организации. Требование налоговых органов о наличии первичных документов для подтверждения факта совершения хозяйственной операции подлежит безусловному исполнению налогоплательщиком в пределах срока хранения таких документов.

Минфин и ранее не имел ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (Письмо от 19.05.2006 № 02-14-13/1297 ). Но при этом надо соблюдать порядок, установленный Законом № 129-ФЗ , а также Законом № 1-ФЗ . Как это сделать на практике, разъяснений не дается. Обеспечить всех работников ЭЦП просто нереально, по крайней мере, в настоящий момент. Первичный документ тем и отличается, что на нем стоят личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также тех, кто участвует в этой операции. И когда слышишь о том, что кассу распечатывают раз в год или складской учет ведут полностью в электронном виде, не распечатывая приходные и расходные ордера, то это говорит об отсутствии учета на предприятии в принципе. Поэтому разрешение Минфина вести учет первичных документов только в электронном виде, конечно, приятно, но реализовать его на практике не представляется возможным.

Другое дело, что вести сегодня учет на предприятии вручную, как это было еще 15 лет назад, – анахронизм. Но бухгалтерская, налоговая и другая производственная информация в электронном виде должна быть защищена от несанкционированного доступа, внесения исправлений. Важным является создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. На практике часто пренебрегают резервным копированием, что может обернуться серьезными проблемами. При этом рекомендуется резервную копию сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база. При наличии другого компьютера в локальной сети рекомендуется сохранять архивную копию на жестком диске другого компьютера. Также можно использовать флешки и компакт-диски.

Налоговое законодательство предусматривает ответственность за отсутствие первичных документов в ст. 120 НК РФ: штрафы от 5 000 руб. до 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кроме этой статьи, есть еще ст. 126 НК РФ, предусматривающая штраф 50 руб. за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля.

Нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Арбитражный суд также считает правомерным привлечение общества к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ. В ходе выездной налоговой проверки на требования инспекции о представлении документов не были представлены регистры бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, подтверждающие достоверность совершения хозяйственных операций (Постановление Девятого ААС от 06.06.2008 № 09АП-5496/2008-АК ).Суд исходил из того, что хотя п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ предусматривается возможность составления первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, но законодательно возможность хранения первичных учетных документов исключительно в электронном виде не предусмотрена.

[1] Утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

[2] Утвержден Росархивом РФ 06.10.2000 в ред. Решения от 27.10.2003.

[3] Действует в ред. Федерального закона от 08.11.2007 № 258-ФЗ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector