Luck-lady.ru

Настольная книга финансиста
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сведения соответствуют первичным учетным документам

Статья 9. Первичные учетные документы

Статья 9. Первичные учетные документы

ГАРАНТ:

О первичных учетных документах, применяемых с 1 января 2013 г., см. информацию Минфина от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в часть 1 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в пункт 6 части 2 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Информация об изменениях:

Часть 3 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

Информация об изменениях:

Часть 4 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

В качестве первичного документа для оформления операций по передаче материальных ценностей может быть использована также рекомендуемая форма универсального передаточного документа, доведеная письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@

О корректировке универсального передаточного документа см. письмо ФНС России от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

ГАРАНТ:

См. схему «Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учёта»

См. комментарии к статье 9 настоящего Федерального закона

Камералка: даем пояснения по НДС-декларации

Тему статьи предложила Елена Сергеевна Шаталова, главный бухгалтер ООО «Компания “Технолюкс Металл”», г. Москва.

Электронная форма сдачи НДС-декларации открыла налоговикам новые возможности для камеральной проверки. Кроме банальных ошибок в самой декларации, интерес для инспекторов представляют выявленные несоответствия между сведениями об операциях, содержащимися в декларации по НДС у одного налогоплательщика, и сведениями об этих же операциях, отраженными в НДС-отчетности других организаций и предпринимателей. Проверочная программа автоматически сравнивает данные, а также автоматически формирует требование о представлении пояснений, если обнаружатся какие-либо неточности.

Получили электронное требование — не забудьте выслать квитанцию о приеме

Если вы сдали НДС-декларацию в электронном виде, то и требование о представлении пояснений инспекция пришлет электронное. Получив его, не позднее 6 рабочих дней со дня его отправки вам нужно передать в инспекцию квитанцию о прием е п. 6 ст. 6.1, п. 5.1 ст. 23, п. 5 ст. 174 НК РФ .

Если вы это не сделаете, в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока, установленного для передачи квитанции, инспекция может заблокировать ваш расчетный счет и электронный кошелек (при его наличи и) п. 6 ст. 6.1, п. 1, подп. 2 п. 3, п. 11 ст. 76 НК РФ .

Изучаем требование о представлении пояснений и приложения к нему

Внимательно ознакомьтесь не только с самим требованием, но и с приложениями к нему приложения 2.1— 2.9 к Письму ФНС от 16.07.2013 № АС-4-2/12705 (далее — Письмо ФНС) . Понять, что от вас хотят налоговики, будет несложно. К примеру, если инспекция выявит несоответствие данных, отраженных в разных строках разделов 1— 7 декларации, требование инспекции будет содержать следующее приложени е утв. Письмом ФНС по форме 2.9.

Камеральной налоговой проверкой были выявлены следующие сведения о выявленных противоречиях в налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость или несоответствиях сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа:

в 3 кв. 2015 г. были осуществлены следующие операции:

— счетом-фактурой № 91 от 15.09.2015 ;

По имеющимся у налогового органа сведениям указанные операции подлежат налогообложению налогом на добавленную стоимость, при этом указанные операции не были отражены

в налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость.

В случае если у налоговиков возникли сомнения в отношении сведений из разделов 8— 12 НДС-декларации, вы можете получить приложения в табличной форме. Они схожи с таблицами соответствующих разделов декларации. В последней графе таких табличных приложений указывается код возможной ошибки. В нем и закодированы претензии проверяющих. Итак, всего сейчас применяется четыре таких кода Письмо ФНС от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395 .

Читать еще:  Ведение раздельного учета по гособоронзаказу

Код «1». Аналогичная запись об операции отсутствует у контрагента либо допущенные ошибки не позволяют идентифицировать запись о счете-фактуре и, соответственно, сопоставить ее с данными контрагента.

К примеру, вы отразили в разделе 8 декларации «Сведения из книги покупок. » счет-фактуру контрагента, однако данных об этом счете-фактуре нет в его декларации. Если вы действительно ошиблись, подайте уточненную декларацию.

Но возможны и другие варианты. К примеру, ваш контрагент при регистрации вашего счета-фактуры неправильно указал его дату и номер, да еще и зарегистрировал его на квартал позже, чем вы отразили реализацию. В таком случае поясните инспекции сложившуюся ситуацию, указав, в какой декларации вы отразили счет-фактуру, вызвавший сомнение. Нелишним будет приложить и копию такого счета-фактуры к пояснениям.

Код «2». Может появиться только в случаях, когда данные по одной и той же операции отражаются и в книге покупок, и в книге продаж, однако друг другу не соответствуют.

К примеру, организация при аренде муниципального имущества должна сначала исчислить НДС в качестве налогового агента, оформить счет-фактуру, заплатить налог в бюджет, а затем принять на его основании тот же налог к вычету. В случае несовпадений в записях по подобным операциям к требованию о представлении документов инспекция может приложить две таблицы: одну — с выпиской из раздела 8/ приложения 1 к нему, вторую — с выпиской из раздела 9/ приложения 1 к нему. Ищите в них связанные операции, напротив которых стоит код возможной ошибки «2», и поясняйте нестыковки.

В некоторых случаях к требованию может быть приложена и одна таблица. К примеру, продавец заявил в декларации вычет авансового НДС, однако в декларации нет данных о его начислении. Инспекция вышлет такому продавцу таблицу с выпиской из раздела 8 «Сведения из книги покупок. », где будет указан зарегистрированный счет-фактура на аванс с кодом ошибки «2». Проверьте, начисляли ли вы НДС с аванса, в каком периоде и отражено ли это в НДС-декларации.

Получив из ИФНС электронное письмо о представлении пояснений, плательщик может не сам отправить квитанцию, а поручить это своему доверенному лицу

Код «3». Несоответствие данных об одной операции в частях 1 и 2 журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Он ведется по посредническим операциям, а также по операциям застройщиков, экспедиторов (если они включают в выручку только свое вознаграждение).

К примеру, посредник-комиссионер должен зарегистрировать в части 2 журнала учета счет-фактуру, полученный от комитента. А выставленные покупателям счета-фактуры должны быть отражены в части 1 журнала учета. Данные о полученном и выставленных счетах-фактурах в рамках одной посреднической операции должны быть сопоставимы. Если есть несоответствия, инспекция приложит к своему требованию таблицу с выпиской из раздела 10 «Сведения из журнала учета выставленных счетов-фактур» и/или таблицу с выпиской из раздела 11 «Сведения из журнала учета полученных счетов-фактур» с указанием информации по «проблемным» операциям, проставив в соответствующих строках код «3».

Код «4 [a; b]». Возможно, при регистрации счета-фактуры допущена ошибка в тех показателях, которые указаны в графах приложения с номерами «a», «b».

Такой вид ошибок самый распространенный. Если ошибка только в одной графе, то в квадратных скобках будет указана одна цифра.

К примеру, в разделе 8 декларации указаны два счета-фактуры, в реквизитах которых инспекция сомневается: возможно, у одного указана неправильная дата, а у другого — порядковый номер. В таком случае приложение к требованию будет выглядеть так.

Что делать, если налоговая требует представить пояснения к декларации по НДС

Материалы по подготовке и представлению отчетности

  • Автоматическая сверка счетов-фактур с контрагентом>>>
  • Чем новая декларация по НДС отличается от старой и какие сведения она должна содержать>>>
  • Новая форма декларации в «1С:Предприятии»>>>
  • НДС-2015: хранение истории изменений КПП в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)>>>
  • Ответы на вопросы по НДС-2015>>>
  • Консолидация отчетности по НДС для организаций, имеющих обособленные подразделения и не использующих РИБ>>>
  • Сервис компании Такском «Сверься!»>>>
  • Что делать, если налоговая требует представить пояснения к декларации по НДС>>>
  • НДС-2015: как представить уточненную декларацию>>>
  • «1С:Бухгалтерия 8»: как сформировать уточненную декларацию по НДС>>>

Действия налогового органа

При проведении камеральной налоговой проверки налоговый орган может выявить:

  • ошибки, противоречия между сведениями об операциях, содержащихся в декларации по НДС;
  • несоответствия между сведениями об операциях, содержащихся в декларации по НДС налогоплательщика, и сведениями об указанных операциях в декларации по НДС другого налогоплательщика или в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, представленном в соответствии с п. 5.2 ст. 174 НК РФ.

Как указано в Рекомендациях, если такие противоречия, несоответствия свидетельствуют о занижении суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет, либо о завышении суммы НДС, заявленной к возмещению, то налоговый орган в соответствии с п. 3 ст. 88 НК РФ направляет налогоплательщику сообщение с требованием представления пояснений (далее – Требование), к которому прикладывает специальные табличные формы, приведенные в приложениях 2.1 — 2.9 к Рекомендациям.

Каждое из приложений к Требованию, размещенное в приложениях 2.1 – 2.7 к Рекомендациям, по форме и формату практически повторяет соответствующие разделы 8 – 12 (приложения к разделам 8, 9) декларации по НДС, но в отличие от разделов декларации, таблицы этих приложений содержат еще дополнительную графу 20 «Справочно: Код возможной ошибки». В этой графе налоговый орган планирует размещать подсказку о том, какие именно расхождения содержит «непонравившаяся» регистрационная запись.

В соответствии с разъяснениями А.С. Катяева, советника государственной гражданской службы РФ 2-го класса, заместителя начальника Межрегиональной инспекции ФНС России по камеральному контролю (см. видео ), и форматом Требования, предполагается, что кодам будут соответствовать следующие значения:

  • код «1» — отсутствие аналогичной записи об операции у контрагента;
  • код «2» — несоответствие данных об операции между разделом 8 «сведения из книги покупок» или приложением 1 к разделу 8 «сведения из дополнительных листов книги покупок» и разделом 9 «сведения из книги продаж» или приложением 1 к разделу 9 «сведения из дополнительных листов книги продаж» декларации налогоплательщика;
  • код «3» — несоответствие данных об операции между разделом 10 «сведения из журнала учета выставленных счетов-фактур» и разделом 11 «сведения из журнала учета полученных счетов-фактур» декларации налогоплательщика;
  • код «4 [a; b]» — возможно допущена ошибка при регистрации счета-фактуры в тех показателях, которые указаны в графах с номерами «a», «b».

Пример 1

Если налоговый орган выявит несоответствие отраженных данных в разделах 1 — 7 декларации или отсутствие тех или иных данных в соответствующих разделах декларации, то он направит налогоплательщику Требование вместе с приложениями 2.8 или 2.9 к Рекомендациям.

Действия налогоплательщика

Налогоплательщику, получившему от налогового органа Требование, необходимо выполнить следующие действия.

Прежде всего, нужно передать в налоговый орган квитанцию о приеме поступившего из налогового органа Требования в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня отправки его налоговым органом (п. 5.1. ст. 23 НК РФ). Несоблюдение этого требования чревато негативными последствиями в виде приостановления операций по счетам в банке и переводов электронных средств (п. 1, п. 11 ст. 76 НК РФ).

Читать еще:  Сч 86 бухгалтерского учета

Затем в течение пяти дней нужно представить пояснения или внести соответствующие исправления (п. 3 ст. 88 НК РФ). Несмотря на то, что ответственность за нарушения пятидневного срока представления уточнений налоговым законодательством не предусмотрена, затягивать с представлением пояснений не стоит, поскольку согласно п. 8.1 ст. 88 НК РФ налоговый орган вправе также истребовать у налогоплательщика счета-фактуры, первичные и иные документы, относящиеся к операциям, при отражении которых выявлены противоречия (несоответствия), приводящие к занижению обязательств перед бюджетом.

Форма и порядок представления пояснения налоговым законодательством не определены. Поэтому налогоплательщик может представить пояснения в любой форме, передав их в налоговую инспекцию любым способом (лично, по почте и т.д.). В то же время в пункте 2.7 Рекомендаций (в ред. письма ФНС России от 07.04.2015 № ЕД-4-15/5752) налогоплательщикам предлагается использовать разработанные налоговым органом формы и электронные форматы ответа, приведенные в приложении 2.11 к Рекомендациям.

Ответ, составленный по рекомендуемой форме, направляется налогоплательщиком в установленном формате по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота с приложением описи документов, утвержденной приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@.

Рекомендованные ФНС России формы ответа на Требование построены следующим образом. Для уточнения сведений каждого раздела декларации с 8 по 12 и приложений к разделам 8 и 9 ФНС России предложила две таблицы, содержащие графы, полностью идентичные строкам соответствующих разделов декларации:

  • таблица № 1 «Сведения соответствуют первичным учетным документам» – заполняется в том случае, когда вызвавшие сомнение у налоговых органов регистрационные сведения полностью соответствуют учетным данным и документам налогоплательщика. В этом случае налогоплательщик просто еще раз повторяет в таблице те сведения, которые отразил в декларации по НДС и которые были ему направлены налоговым органом для уточнений, тем самым подтверждая их достоверность;
  • таблица № 2 «Сведения, поясняющие расхождение (ошибки, противоречия, несоответствия)» — заполняется в том случае, когда налогоплательщик обнаружил у себя ошибки, связанные с регистрацией счетов-фактур. В таблице № 2 для каждой регистрационной записи предусматривается наличие двух строк: «Расхождение» и «Пояснение». При подготовке ответа в строку «Расхождение» налогоплательщик переносит сведения, которые поступили ему из налогового органа в Требовании и которые он должен уточнить, а в строке «Пояснение» — указывает правильные значения. Причем в строке «Пояснение» заполняются только те графы, в которых обнаружены ошибки, а остальные графы с правильными показателями не дублируются.

В самом письме ФНС России от 16.07.2013 № АС-4-2/12705 отсутствует порядок заполнения форм ответа на Требование, однако такие разъяснения по обработке Требования приведены на сайте ФНС России .

Пример 2

Если в ходе проверки сведений, указанных в Требовании налогового органа, обнаруживается ошибка, приводящая к необходимости уточнения итоговых показателей налоговой декларации (строк 040, 050 раздела 1 налоговой декларации), то ответ на Требование не формируется, а составляется уточненная налоговая декларация по НДС, которая представляется в налоговый орган в обычном порядке. Эти пояснения также приведены на сайте ФНС России .

Для подтверждения своих аргументов налогоплательщик может дополнительно представить в инспекцию выписки из регистров налогового и (или) бухгалтерского учета и иные документы (п. 4 ст. 88 НК РФ).

И последнее. Предоставив налоговому органу ответ с уточнением ошибочных показателей разделов 8 – 12 и тем самым скорректировав имеющиеся у налогового органа сведения, налогоплательщик должен внести исправления в данные своего учета.

Порядок внесения таких исправлений в налоговый учет в настоящее время нормативно не урегулирован. Проблема состоит в том, что необходимость внесения исправлений в книгу покупок, книгу продаж или журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур возникает уже после представления налоговой отчетности по НДС, т. е. по окончании соответствующего налогового периода. Согласно правилам, приведенным в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137), при необходимости внесения исправлений в книгу покупок и(или) книгу продаж по окончании налогового периода применяются дополнительные листы.

Но для книги покупок применение дополнительных листов связывается с аннулированием записи по счету-фактуре, потребность в котором возникает, главным образом, из-за внесения в счет-фактуру исправлений (п. 9 Правил ведения книги покупок). Для книги продаж – с аннулированием записи по счету-фактуре, в который внесены исправления, и регистрацией исправленного счета-фактуры (п. 11 Правил ведения книги продаж). При этом ФНС России в письме от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@ указывает на возможность применения дополнительных листов и в тех случаях, когда по каким-либо причинам вообще не была проведена своевременная регистрация счета-фактуры либо когда выявлена ошибка в самом факте регистрации. Но в любом случае предлагаемый порядок не связан с ситуацией, когда и сам счет-фактура в исправлении не нуждается, и регистрация проведена правомерно, но при этом допущены технические ошибки при переносе данных из счета-фактуры в книгу покупок или книгу продаж. Что касается журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, то для него возможность исправления регистрационных записей Постановлением № 1137 не предусмотрена.

Поэтому для отражения в учетных документах изменений, которые были направлены налоговому органу в ответ на Требование, до внесения соответствующих уточнений в Постановление № 1137 или до представления уполномоченными органами разъяснений возможны следующие варианты:

  • исправляются ошибочные показатели регистрационных записей книги покупок, книги продаж или журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Для этого книга покупок, книга продаж или журнал учета в электронном виде просто переформировываются. Если же эти отчеты составлены на бумажных носителях, то они исправляются в соответствии с правилами документооборота: зачеркиванием одной чертой неверного значения, внесением правильного показателя, проставлением отметки «исправленному верить», подписи и даты исправления. Очевидно, что такой порядок исправлений не изменяет количества регистрационных записей в книгах и в журнале;
  • исправление ошибочных показателей производится с применением дополнительных листов книги покупок или книги продаж, в которых производится аннулирование записей, содержащих ошибочные показатели, и повторная регистрация тех же самых счетов-фактур, но уже с правильными показателями. Этот способ максимально приближен к правилам ведения книги покупок и книги продаж, но совершенно не применим к исправлению журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, так как Постановлением № 1137 такой документ, как дополнительный лист журнала учета, не предусмотрен;
  • исправление ошибочных показателей производится непосредственно в книге покупок, книге продаж или журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур отчетного периода посредством аннулирования записей, содержащих ошибочные показатели, и повторной регистрации тех же самых счетов-фактур, но уже с правильными показателями. Такой способ исправления, безусловно, приводит к увеличению количества регистрационных записей в книгах покупок и продаж или в журнале учета, так как для каждой ошибочной строки появляются еще две дополнительные.

Важно отметить, что любой из выбранных вариантов не приведет к негативным налоговым последствиям, так как в налоговом законодательстве отсутствуют меры ответственности за нарушение порядка ведения книги покупок, книги продаж и журнала учета. Более того, в ходе мероприятий налогового контроля налоговый орган не вправе запрашивать эти отчетные документы, так как сведения из них уже были представлены в составе налоговой декларации по НДС.

Читать еще:  Бухучет в животноводстве

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector