Luck-lady.ru

Настольная книга финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет музейных ценностей

Особенности учета музейных ценностей: проводки, документы, ошибки

Музейный фонд (МФ) – непрерывно находящиеся в пределах России предметы и коллекции в совокупности, оборот которых разрешается в рамках, установленных ФЗ от 26 мая 1996 г. No 54-ФЗ “О МФ РФ и музеях в РФ”. Музейный предмет (МП) – материальный носитель культурной ценности, обладающая такими особенными признаками и качествами, которые оправдывают его изучение, публичную демонстрацию и обеспечение оптимальных условий в целях сохранения его для будущих поколений. В статье расскажем про учет музейных ценностей, дадим примеры проводок.

Схема учета МП зависит от того, был ли включен конкретный экспонат в МФ РФ. Решение о включении принимается Министерством культуры России по результатам оценочных мероприятий. Не важно, кто владелец, сведения о каждом отдельном экземпляре подлежат внесению в Каталог МФ России, являющийся установленным учетным документом. Ведет его Министерство Культуры.

К гос. части фонда относятся МЦ владения федерального и субъектов РФ, вне зависимости от того, кто ими владеет. Не дозволено их отчуждение, однако случаются потери, поломки или мены на другие ценности.

Принятие к учету музейных ценностей

Учет МЦ подразделяется на два этапа:

  1. Первичная регистрация доставленных ценностей: составление акта приемки, краткое описание в книге прихода.
  2. Инвентаризация и научная регистрация:
  • группировка по различным признакам;
  • подробное описание;
  • перечисление атрибуции;
  • внесение в список научного инвентаря.

Самые важные юр. документы гос. учета МФ:

  • акт приемки-передачи;
  • книга прихода;
  • научный инвентарь, особенно значимый при перечислении характеристик вещи. Читайте также статью: → “Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец».

Особенность гос. учета – неотражение стоимости МЦ в денежном отношении, предметы учитываются в штуках. Ни бухгалтерский учет, ни документы юр.лица не содержат расчет стоимости.

  • разбор численности и состава ценностей;
  • регистрация в учетных документах для дальнейшей идентификации;
  • обеспечение оптимальных условий хранения для беспроблемного и быстрого определения местонахождения в будущем;
  • организация постоянного надзора за состоянием вещей и фиксации малейших перемен во внешнем виде или составе;
  • научное исследование и высокоэффективное пользование.

Инвентаризация ценностей в художественных музеях

Художественные музеи играют роль коллективных хранителей ценностей из состава МФ РФ. Если музей был оформлен как автономное учреждение, у него появляется обязанность каждый год давать информацию собственнику ценностей о том, в каком состоянии находятся предметы МФ РФ, это позволит налоговым органам следить за движением ОС предприятия.

Помимо этого, автономным учреждениям придется время от времени обнародовать в СМИ отчеты о проделанных работах и о пользовании вверенным им имуществом, об общей балансовой стоимости всей собственности на начало и конец отчетного периода. Для этого предприятиям нужно будет вести забалансовый учет стоимости имущества, которое находится у них во временном владении. Читайте также статью: → “Ивентаризация, учет и проводки при ведении забалансовых счетов».

Ценности из гос. части МФ отправляются в художественные музеи по всей стране во временное управление с целью проведения научного изучения, образовательных курсов, культурных мероприятий, использование в творческих целях.

  • слежение за целостностью и безопасностью доверенных МЦ;
  • заполнение и хранение учетной документации.

Собрания худ. музеев распределяются фондо-закупочной комиссией по основному и научно-вспомогательному фондам. Решение о включении закрепляется составлением соответствующих протоколов, заверенных подписью управляющего музея и печатью.

Обменный фонд – специализированный фонд, являющийся подразделением основного, в целях комплектования в нем культурных ценностей, не относящихся к профилю музея, и дополнительных экземпляров, если их число превышает пять штук. Им присваивается карточка с пометкой об отнесении к обменному фонду, однако оформляются они как единицы основного фонда. Такие вещи менее ценны, поэтому их разрешается обменивать или вообще отдать музеям, не требуя что-то взамен.

Учетная документация музеев России:

Бухгалтерский учет музейных экспонатов

Затраты на закупку МЦ из средств государственного бюджета отнесены на КОСГУ 226 “Прочие услуги”. Сюда же относят расходы на их реставрацию, а именно оплату:

  1. самого процесса реставрации числящихся в музее произведений искусства и консервационных работ;
  2. составления тех. задания для конкурса по составлению проекта реставрационных работ и по отбору ген. подрядчика для их выполнения;
  3. исследований, расчета затрат, всестороннее изучение физического состояния стройматериалов и конструкций, составления необходимых эскизов и чертежей и их согласования с вышестоящими органами, разработки полной и локальной сметы, отчетов и методических указаний, авторского надзора за четким следованием инструкциям, оформления разрешений;
  4. тех. надзор за рабочим процессом;
  5. оценку и экспертизу произведенных работ.

Траты на покупку МП, который будет числиться в МФ, но пока что не числящийся там на день покупки, отразятся на балансе предприятия на ст. 310 “Увеличение стоимости ОС”. МФ относятся к 7 группе ОС со сроком эксплуатации от пятнадцати до двадцати лет (код ОКОФ 19 ООО1ООО). Списание и исключение МЦ из МФ РФ относится к компетенции Минкультуры России и считается завершенным, начиная с того дня, когда сам факт списания/исключения был зафиксирован в каталоге МФ РФ.

  • потеря;
  • поломка;
  • обмен;
  • ошибка в результатах оценки культурно-исторической значимости и прочих экспертиз, повлиявших на решение о внесении предмета в МФ;
  • вступление в силу решения суда.

Объекты научно-вспомогательного фонда списываются управляющим музея, который должен обращаться к соответствующему руководству, а не действовать из собственных соображений.

МЦ негосударственного фонда могут становиться объектом договора купли-продажи и договора дарения (при этом приобретатель или одариваемый примут на себя все без исключения обязанности бывшего собственника по отношению к полученным предметам). Единицы гос. фонда не смогут быть объектами таких сделок.

Учет и сохранение МЦ подчиняются правилам, определенным законами и обязательным для соблюдения работниками как государственной, так и муниципальной части МФ РФ. Муз.ценности, которые не включены в Муз.фонд, вносятся в список ОС организации в “Прочие ОС – иное движимое имущество учреждения” (счет О1О138ООО). Читайте также статью: → “Счет 01. Бухучет основных средств, пример, проводки».

Читать еще:  Счет 84 02 в бухгалтерском учете

Практический пример учета музейной ценности

Музей в марте 2016 года купил 2 картины, стоимость первой – 75 тыс. рублей, цена второй – 100 тыс. рублей. Бухгалтер принял их к учету как “иное движимое имущество”. Они пока не числятся в МФ РФ. Срок полезного использования равен 20 годам. С апреля месяца 2016 года начали списывать амортизацию по установленным нормативам:

(1: 24О месяцев х 1ОО)х(стоимость обеих картин вместе)=72917 рубля.

Определение стоимости музейных ценностей при налоговом учете

Стоимость культурной ценности может быть определена только в заключении знающих людей после оценочной квалифицированной экспертизы. В тех случаях, когда требуется оценка именно Музейной Ценности, право оценки передается фондо-закупочной комиссии музея, в который поступил предмет. Существует также понятие добавленной стоимости МЦ, это появившаяся в процессе некоторых определенных нормативами действий служащих музея стоимость музейных предметов. Она включает в себя также все траты музея на увеличение стоимости МЦ.

Как уже было сказано, МП расцениваются при учете как основные средства предприятия. Согласно гл. 25 НК РФ затраты на покупку ОС по закону могут быть внесены в налогооблагаемую базу в форме амортизационных отчислений, или как материальные расходы.

П. 1 ст. 257 НК РФ разъясняет, что ОС при расчете налога на прибыль – это часть имущества, изначальная стоимость которого не превышает 20 тыс. рублей. Таким образом, исходя из срока полезного действия и стоимости, МП подпадают под имущество, подлежащее амортизации.

В подавляющем большинстве случаев музейными предметами оказываются произведения искусства, признавать которые бухгалтерам дозволено только после проведения оценочных мероприятий компетентными людьми и оформления ими соответствующего заключения.

В этом случае становится актуальным подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ, который говорит о том, что произведения искусства не амортизируются, а значит амортизацию их начислять незаконно, и растраты на их покупку при оформлении налоговой декларации не учитываются.

Нормативные акты музейного фонда:

Типичные ошибки в учете

Ошибка №1. На балансе юридические лица, во временном управлении которого имеется МЦ, отражено ее наличие.

Важнейшим принципом учета МП является недопущение отражения их на балансе организации, временно владеющей этими ценностями.

Ошибка №2. Инвентаризация изделий, содержащих в своем составе драгоценные металлы по общим правилам, которыми руководствуются при учете МП.

Для внесения записей в инвентарные книги об изделиях из драг. металлов существует особая схема. Обязательно указывается:

  • вес объекта инвентаризации в граммах,
  • название и вес каждого металла как составной части изделия,
  • количество драг. камней (если таковые присутствуют), их названия, размера и веса в каратах, а также число пустующих гнезд.

Часто задаваемые вопросы по теме

Вопрос №1. Как бухгалтерам отражать покупку музейного предмета или коллекции, которые приобретались для дальнейшего их включения в состав муз.фонда?

В Вашем случае покупку муз.ценности нужно отражать на счете 010128000.

Вопрос №2. Как проводится оценка маркетинговой стоимости культурной ценности?

Проводятся достаточно сложные расчеты, доверенные только экспертам в своей области. Оценка основывается на вероятности, что предмет оценки является подлинником, и на ожиданиях знатока о ценности духовного содержания, связанного с предметом. Можно считать, что интересующая вас величина рассчитывается по формуле:

  • Y – окончательная оценка стоимости интересующего объекта,
  • a – ценность произведения искусства для страны,
  • b – ценность в религиозном отношении,
  • c – возможная ценность для различных корпораций (профессиональных, творческих),
  • h, k, d – вероятности подлинности рассматриваемой ценности.

Вопрос №3. Как рассчитать добавленную стоимость муз.ценности?

ДСМЦ – это разница между экспертной оценкой стоимости и суммой, фактически затраченной музеем на покупку материального носителя культурной ценности. Также разрешено рассчитать ДСМЦ, сложив траты на заработную плату сотрудникам музея, отвечающим за поддержание установленных нормативно условий, в которых можно было бы гарантировать сохранность предмета.

Вопрос №4. Можно ли отнести командировочные расходы, если в ходе поездки проводились этнографические и археологические экспедиции, к тратам на приобретение МЦ?

Да, так поступить законно. Однако есть условие: величина растрат обязана быть адекватной и соразмерной преследуемой цели сбережения культурной ценности на каждом этапе его оборота: в месте хранения, в дороге, на этапе временного пользования. Все работы сотрудников музея должны подчиняться нормативам. Вообще, сбор и нахождение МП представляется главной целью, преследуемой музеями, а значит, командировки, направленные на достижение этих целей, как и траты денежных средств на них, оправданы.

Музейный учет

Итак, музейный учет!
Как пошутила одна коллега – бессмысленный и беспощадный.
Беспощадный – таки да, а вот насчет бессмысленности могу поспорить.
Как человек, поработавший на нескольких вполне бюрократических должностях, со всей ответственностью заявляю, что в бюрократических процедурах есть великий смысл и благо – прежде всего, для самих музейных сотрудников.

Для начала открою вам страшную тайну одну простую истину: все музейные предметы принадлежат Государству. Ни хранителю фонда, ни главному хранителю, ни даже директору они не принадлежат. Материальную ответственность за все несет директор, это да. Но музейные предметы только находятся на ответственном хранении музея. И никто из музейных сотрудников не имеет права самостоятельно принять решение о передаче какого-либо экспоната на стороннюю выставку или в другую реставрационную организацию – только по разрешению министерства. Поэтому все вопросы о продаже музейных предметов самим музеем просто смехотворны – да, Государство может изъять, передать, продать – что оно и делало. Но не музей. Музей даже списать предмет не может – тоже нужно разрешение МК, которое, кстати, не давалось уже несколько десятков лет. Это очень сложная процедура – списание, но об этом в следующий раз.

Даже те музейные предметы, которые сейчас переданы РПЦ, принадлежат государству, а церковь получила их в долговременное ответственное пользование (если я не перепутала все эти термины, но смысл именно таков). Новодевичий монастырь передан РПЦ именно на таких условиях, и именно поэтому мы ходим туда на реставрационные советы, осматриваем состояние сохранности иконостасов, и именно поэтому государство выделяет им деньги на ремонт зданий, которые тоже церкви не принадлежат, как и земля.

Читать еще:  Учет литературы в бюджетном учреждении

В советские времена вся сложная музейная жизнь управлялась «ИНСТРУКЦИЕЙ ПО УЧЕТУ И ХРАНЕНИЮ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, НАХОДЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ МУЗЕЯХ СССР», утвержденной в 1985 году. СССР, как вы заметили, давно уже нет. Нет и новой Инструкции, так как ее до сих пор не могут утвердить: многократно менялись министры и аппарат МК, еще против чего-то возражают юристы – вообще, там у них полная каша и несоответствие между законодательными документами того же МК и министерством труда и соцзащиты.

Поэтому музеи в своей деятельности продолжают руководствоваться Инструкцией 1985 года, тем более что принципиальных отличий в новой инструкции нет – проект-то готов, но все никак не утвердят законодательно. Инструкция – большой документ (на 100 страницах 10-м кеглем), охватывающий все стороны жизнедеятельности музея. Желающие могут ознакомиться с ней (и еще с некоторым важными документами, например Уставом ИКОМ) по ссылке:
https://yadi.sk/d/z-1W3gVff3n79

(Замечу в скобках: только сейчас обратила внимание, что подписала Инструкцию заместитель министра культуры Т.В. Голубцова – супруга моего дипломного руководителя. Он перенес инсульт, и мы ездили его навещать, а она угощала нас чаем по японской церемонии. Руководителя нам в результате сменили, так как наш не смог восстановиться. Ужасно было его жалко)

Основной юридический документ музея – Главная Инвентарная книга, где осуществляется первичная запись и предмету дается главный инвентарный номер ГИМ (том, как и откуда предметы приходят в музей, будет отдельная статья). Дальше предмет поступает в отдел хранения, где его инвентаризируют (подробности потом, напишу об этом вместе с атрибуцией) – дают шифр и отдельский номер.

Выглядит это так: ГИМ 76434 ИVII 1304/1. «ИVII» – шифр отдела ИЗО, а именно фонда альбомов, который я когда-то хранила. И когда-то я могла по гимовскому номеру определить дату поступления и коллекцию – то есть помнила это! На самом деле для этого есть картотеки по гимовским номерам (и по авторам, кстати, тоже есть). Еще шифры ИЗО: ИX – печатная графика (плакаты), ИII – акварельный портрет, ИI – живопись – и т.д.

В других отделах и шифры другие, например, отдел металла: ГИМ 8285/щ МЖ 11631. Буковка «щ» после номера обозначает принадлежность предмета к коллекции Петра Ивановича Щукина – одного из фондообразователей нашего музея. Или шифр отдела драметаллов: ГИМ 62930 ОК 593 СВ-4845, где третий номер «СВ-4845» как раз и указывает на наличие драгоценных металлов. Еще более сложные внутренние номера в отделе письменных источников, который руководствуется правилами архивного хранения: Ф. 39. Ед. хр. 72. Л. 6-7, что означает соответственно фонд, единицу хранения и листы.

Эти номера должны быть нанесены на сами предметы, и это очень большая проблема: чем и как наносить, чтобы не повредить сам предмет, и чтобы номер был не удалим. И то, и другое, сразу скажу, нереально. Сейчас наш музей как раз занимается разработкой специальных учетных маркировок. Например, в отделе древнерусской живописи такая работа проведена: на каждую икону наклеена марочка со штрихкодом – если ее считывать специальным аппаратом, тот покажет на экранчике всю подноготную данной иконы: название, номера, размеры, поступление и т.п. Но это больше для облегчения жизни хранителя. А нужна еще защитная маркировка, лучше невидимая, чтобы определить украденный предмет, даже при отсутствии музейных номеров, которые не так уж и сложно удалить заинтересованной стороне.

Вот тут вы видите оборот акварельного рисунка (до реставрации).

Масса всяких штампов и надписей, которые не улучшают и без того печальное состояние памятника.
Шапм ГИМ (старый) — вверху справа, рядом с ним отдельский номер Л 2678. Это номер фонда архитектурной графики, который раньше — очень-очень давно! — существовал самостоятельно, а потом влился в отдел ИЗО. В центре — штемпель Библиотеки Ивана Егоровича Забелина , еще одного из наших фондообразователей. «45856» — главный номер, под которым числится Забелинская коллекция. Другие буквы и цифры понаставлены невежественными хранителями для собственного удобства — обычно писали топографию и свои соображения по поводу атрибуции. Хорошо еще, когда просто каранадшом, а не ручкой или химическим карандашом (кто помнит, что это такое?), или цветным карандашом (красным и синим) — последнее вообще ужасно, потому чтоудалить такую запись практичски невозможно простым ластиком — пигмент за годы ушел вглубь бумаги. Но что делать! Давно это было, сейчас мы слегка воспитали хранителей на этот предмет.

Вот такова была картинка с лица:

После реставарции стала как новая!
🙂
Я аттестовывалась ею на высшую категорию — давным-давно. Фоток после реставарции нет под рукой, к сожалнию.

Все предметы, как вы понимаете, находятся в хранении, которое каждый вечер опечатывается совместно с охраной (должно, вов сяком случае), а ключи сдаются в ключевое хозяйство. Список людей, имеющих право получать ключи от отдела, утверждается замом по фондовой работе. Ключи — это слабо сказано! Это целый сундучок, иногда сам чуть ли не представляющий музейную ценность, с набором пеналов для ключей. Тяжеленькая штука. Ну, и кроме того, отдел сдается на сигнализацию, конечно.

Об условиях хранения мы тоже поговорим потом – если кому интересно, конечно. А пока о топографии. Итак, перед нами шкаф с какими-нибудь музейными предметами. Ну, пусть будут мои акварельные портреты! У меня было, если не ошибаюсь, 12 шкафов. Ну, что-то вроде того. Они пронумерованы и указан шифр помещенных внутри предметов. Шкаф опечатан моей личной печатью с моим личным номером, и открыть его могу только я или – если меня нет, а надо! – комиссия в составе зав. отделом, главного хранителя отдела и еще кого-нибудь. Потеря печати влечет неприятности, и могут даже выговор объявить, а уж объяснительную точно писать придется. Внутри шкафа каждая полка тоже пронумерована, и каждая папка.

Читать еще:  73 02 счет бухгалтерского учета это

То есть каждый музейный предмет имеет свой адрес: шкаф, полка, папка. Это адрес указан на карточке предмета, чтобы его удобнее было найти, например: 4/112 – шкаф и номер папки, полка определится уже сама, когда влезете в шкаф. И этот же адрес указан на самом предмете, чтобы вы знали, куда его положить, когда он вернется, например, с выставки. Топографию пишут обычно карандашом и, конечно, не на самом предмете по мере возможности – на подложке, на подрамнике и т.п.
Регулярно проводятся сверки предметов, потому что они не лежат в вечной неподвижности, а уходят и приходят: то на выставки, то в реставрацию, то их показывают посетителям, а то сам хранитель достает свои предметы для изучения.

Сверяются сами предметы с инвентарными книгами, по результатам сверки составляются акты. По дороге выявляются возможные ошибки в инвентаре. Когда приходит новый хранитель, он должен принять фонд у старого и, соответственно, опять проводится сверка. Не помню, сколько времени я принимала фонд от Надежды Николаевны Гончаровой… Больше года, мне кажется. Всего было тысяч 20 приблизительно: тысяч восемь полистно и еще альбомы. Это маленький фонд для отдела ИЗО, есть фонды по 40 тысяч предметов и больше. Особенно большие фонды фотоматериалов, но сейчас их, кажется, поделили помельче, а то было просто невозможно.

Любое движение предмета оформляется Актом передачи: в отдел реставрации, в фото-отдел, на выставку. При внутримузейных выставках предметы принимает главный хранитель выставки, при внешних – хранитель выставки соответствующего музея (и требуется министерское разрешение). Когда предметы забираются обратно, например, из отдела реставрации, еще делается Акт возврата. Для выноса предмета из музея отделом учета выписывается специальный пропуск. Все подобные Акты и пропуска визирует зам.директора по фондовой работе.

Непосредственная ответственность за наличие предмета и его сохранность лежит на его хранителе – постоянном или временном. И эту ответственность мы хорошо ощущаем. Она въелась нам в душу, в разум – не знаю куда. В честь и совесть. И когда в музей приходят нынешние случайные «эффективные менеджеры», которым понятие «совесть» вообще не знакомо, а про «честь» я уж и не заикаюсь, то у них случается когнитивный диссонанс: они никак не могут поверить, что люди, получавшие всю жизнь копейки и сидящие среди миллионных ценностей их не воровали и не воруют! В массе своей – не воровали и не воруют. Но паршивая овца, конечно, случается в любом стаде. Все-таки в нашем музейном стаде их гораздо меньше, чем среди тех же «эффективных менеджеров».

Тут как-то один из новых начальников захотел, чтобы был еще пропуск на внос предмета, доставляемого из фондового отдела (Красная площадь) в отдел реставрации (Измайлово) – кроме Актов передачи и возврата. Ответственное за это лицо воззрилось на него с недоумением: зачем?! А затем, было отвечено, что эти ваши фондовики предметы из музея вынесли, а донесли ли до реставрации? Ответственное лицо было в ступоре – так есть же подписи на актах: кто передал, кто принял! Люди за это ОТВЕЧАЮТ! Нет у новых начальников доверия к этим людям, проработавшим в музее по 20-30 лет. А к охранникам, неизвестно откуда набранным, есть доверие. Ну ладно, это «Остапа понесло»!

Так, что еще не написала про учет?
Ну, например, про учет в отделе реставрации, коим я и заведую!
У нас тоже есть Книга поступлений – общая и по мастерским, акты мы получаем в 2х экземплярах – в учет и в мастерскую, сектор учета следит за привозом-увозом…
Плюс еще миллион разных бумажек!

Да, еще одна важная и пока плохо разрешимая проблема музейного учета: что, собственно, считать музейным предметом! Казалось бы, странный вопрос – что тут непонятного?! Многое непонятно. Например, в отделе керамики – заварной чайничек и чайная пара, сколько тут предметов? Два? Три? Или четыре? Четыре: сам чайничек, его крышечка, чашка и блюдце. Но это еще просто! А как считать альбом с картинками? Как «один штук» или нет, если в нем, допустим, 40 листов, на которых частично нарисованы, а частично наклеены 125 разных картинок?

Со мной такая заморочка случилась, когда я готовила документы для отправки предметов в Бельгию на выставку, вот цитатка из моих «мурмуаров» Брюссель — город контрастов :
«…я неправильно сосчитала количество музейных предметов, отправляемых на выставку. Вы спросите, как это возможно, если всех предметов было-то штук двенадцать? Да легко! Дело в том, что одним из предметов был альбом с 10 рисунками. И тут мы вступаем в такие музейные дебри…Слабонервных просят удалиться! Короче, глубочайшие музейные умы долгие десятилетия решали, сколько надо считать предметов в таком альбомчике – один или десять. И решили – одиннадцать. Почему – одиннадцать, спросите опять же вы? Один альбом + 10 рисунков = правильно, 11!».
А может быть, что на 1 листе наклеено несколько картинок, тогда каждая из них – предмет и каждая получает свой дробный номер, например ИVII 1504/1-32. Как на этом альбомном листе:


Против каждой минатюры стоит дробный номер, как видите.

Уф…
Надорвалась…
А это я еще не затронула тему Камиса и прочей компьютернизации.
Не знаю, что еще рассказать – спрашивайте!
🙂

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector