Luck-lady.ru

Настольная книга финансиста
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Журнал учета топливных карт

Скачать образец бесплатно. Журнал приема и выдачи топливных карт

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт.* Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.*
Бухучет: общие правила*
Внимание: пополняемые (многоразовые) топливные карты не являются денежными документами. Поэтому учитывать их на счете 0.201.35.000 «Денежные документы» нельзя.*
Перечень документов, которые являются денежными документами приведен в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В частности, это оплаченные талоны на товары (услуги), оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки. Этот перечень является открытым.
Однако исходя из документов, приведенных в перечне, можно сделать вывод, что к денежным относятся документы, имеющие в том числе следующие признаки:

  • номинальную стоимость (т. е. на какую сумму можно приобрести товар (услугу));
  • одноразовое получение товара (услуги) по одному документу. Например, по одному талону можно получить бензин (питание) один раз, по одной почтовой марке один раз отправить письмо.

Топливная карта представляет собой техническое средство (смарт-карту) для учета отпуска топлива на АЗС и подтверждения права его держателя на получение оплаченного топлива. Карта содержит информацию об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать ГСМ. Сумма денежных средств на карте меняется в момент перечисления их от держателя, а также при отпуске топлива. То есть такие карты не имеют номинальной стоимости, и по ним можно получать топливо несколько раз. Следовательно, топливная карта не соответствует признакам денежного документа и не может учитываться на счете 0.201.35.000 «Денежные документы».
Порядок отражения топливных карт в бухучете зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.
Бухучет: получение карты бесплатно*
В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. При этом для контроля за сохранностью топливной карты можно ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. При получении топливной карты в учете сделайте проводку:*
Дебет 27
– учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.*
Такой порядок установлен частью 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктами 6, 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

2. Формы: Журнал приема и выдачи топливных карт

Читать еще:  Учет экспорта товаров

Когда понадобится: если учреждение выдает карты водителям, по которым они заправляют автомобили. Выдачу карт нужно зарегистрировать. Ведь топливные карты позволяют их держателю получить от имени учреждения определенное количество топлива.

Акт передачи топливной карты водителю

Акт передачи топливной карты водителю является важной частью документооборота компании, которая владеет транспортом с наемными водителями. Посредством этой бумаги можно соблюсти алгоритм документального оформления выдачи бензина водителям.

Плюсы

Подавляющее большинство компаний, работающих в транспортной сфере либо имеющих дело с перевозками, сталкивается с проблемами контроля использования топлива. Применение топливных карт в массовом порядке в расширяющейся компании позволяет:

  • Оптимизировать бухгалтерскую отчетность.
  • За счет распечаток сделать нагляднее расходы компании, собрать статистику, улучшить логистические процессы в целом.
  • Уменьшить время оплаты на заправочных станциях.
  • Уменьшить расходы за счет корпоративной скидки, обычно предоставляемой топливными компаниями.

Одним словом, руководители компаний при интенсивной работе по перевозкам быстро понимают необходимость заключения договоров и выдачи топливных карт своим водителям.

Порядок юридического оформления

Для того чтобы у налоговой организации не было вопросов относительно затрат на топливо, можно прибегнуть к следующему механизму формирования бумаг:

  1. Заключить с каждым из сотрудников трудовой договор, в котором прописаны моменты использования топливных карт. Если договоры были заключены ранее, то можно сделать приложения к ним.
  2. Составить акт приема-передачи топливной карты для каждого из сотрудников.
  3. Ввести систему учета ГСМ в виде составления путевых листов на каждую поездку.
  4. В бухгалтерском учете – приходовать расход топлива согласно выдаваемой по каждой топливной карте товарной накладной.
  5. Производить списание ГСМ, основываясь на подписанных путевых листах.

Важный нюанс: автомобили не должны находиться в собственности водителей. Если это так, то предварительно необходимо оформить договор аренды авто с организацией.

Иначе у контролирующих организаций может возникнуть ряд вопросов относительно правомерности учета расхода топлива в качестве компенсируемых расходов компании.

Заполнение акта передачи

Водитель и работодатель с этим документом приходят к соглашению передачи имущества в виде топливной карты. Для того чтобы бумага имела юридическую силу, она обязательно должна содержать:

  • Реквизиты составившей его организации.
  • Дату.
  • Город.
  • Полное наименование.
  • Если в компании принята такая практика, то регистрационный номер. Так факт наличия легче будет зафиксировать в журналах.

Основная часть

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  • Наименование организации.
  • Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.
  • На основании каких документов работодатель передает водителю имущество. В ООО такой документацией является Устав.
  • Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
  • ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
  • Название и номер топливной карты.
  • Сколько экземпляров акта составлено.
Читать еще:  Сроки хранения учетных документов

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой.

В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает. Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Стоимость топливной карты

Вообще, особенность топливной карты состоит в том, что она может быть выдана тремя возможными вариантами:

  • Бесплатно.
  • С условием возврата. За нее водителем оставляется денежный залог. При возврате карты в бухгалтерии производится обратная проводка. При этом стоимость карты не должна нигде фигурировать. То есть общие расходы организации от этого увеличиваться либо уменьшаться не должны. Это вытекает из 250 статьи Налогового кодекса.
  • С оплатой, за определенную сумму. В этой ситуации стоимость сразу списывается на счет производственных затрат.

В представленном образце акта прописана безвозмездная передача. Но если это другие варианты, то они должны фигурировать в тексте, ведь, по сути, акт является взаимным соглашением на прием и передачу между работником и работодателем.

Учет топливных карт

Для того чтобы систематизировать процесс выдачи карт, заводят специальный документ – журнал учета приема и выдачи топливных карт. За счет его создания и планомерного ведения можно составить полноценную отчетность для проведения любой из форм контроля учета расходования топлива.

Документ содержит основную информацию по процессу выдачи: номер карты, марку авто, его номер, дату выдачи, ФИО того, кто производил выдачу и, естественно, данные водителя, который ее получил. В этом документе может регистрироваться и номер акта передачи топливной карты водителю.

Другой способ

В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт. Там информацию можно оформить списком либо таблицей. В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.

Особенности учета топливных карт

Оформление топливных смарт-карт – современный способ обеспечения предприятия нефтепродуктами в необходимом количестве по оптимальной цене.

Виды карт

Топливные карты делятся на рублевые (горючее отпускается на определенную сумму по актуальной на момент заправки цене) и литровые (предприятие перечисляет сумму за определенный объем нефтепродуктов по цене, действующей на момент выставления счета).

Читать еще:  Учет в сельском хозяйстве

Учитывая постоянный рост цен на горючее, выгоднее приобретать топливо по литровой программе, так как предприятие выбирает тот объем бензина или ДТ, который был изначально оговорен. Никакие ценовые колебания на топливном рынке не влияют на это количество.

Получение карты

После заключения договора клиент перечисляет поставщику денежные средства согласно выставленному счету. Сумма включает 100-процентную предоплату за горючее и стоимость изготовления карты. Как правило, топливо по безналу обходится дешевле, чем за наличный расчет.

После того как предприятие перечислило авансовый платеж, ему выдают оговоренное количество топливных карт с установленным лимитом. Эти карты водители предъявляют кассирам-операционистам на АЗС.

Ежемесячно эмитент топливных карт направляет каждому своему клиенту:

  • счет-фактуру;
  • акт приемо-передачи с указанием количества и стоимости выбранного организацией топлива;
  • детальный отчет обо всех транзакциях по каждой корпоративной топливной карте.

Журнал учета

В большинстве случаев топливную карту закрепляют за определенным водителем. Для удобства контроля рекомендуется завести журнал получения, выдачи и возврата карт. Ни форма журнала, ни порядок выдачи самих карт законодательно не регламентированы. Можно обязать сотрудников сдавать топливные карточки ежедневно или по необходимости (при уходе в отпуск, увольнении).

Особенности бухучета

Если топливная карта получена бесплатно, ее приобретение отражать не нужно (пластиковая карточка не являются имуществом, которое можно впоследствии продать).

При внесении за карту залога, ее следует учитывать отдельно от принадлежащего предприятию собственного имущества. Бухгалтер организации может открыть субсчет и отразить факты:

  • перечисления залоговой стоимости;
  • принятия карты на баланс;
  • ее возврата эмитенту;
  • получения обратно залоговой стоимости;
  • списания залогового обеспечения;
  • списания топливной карты с учета.

Если же карта приобретена за плату, ее стоимость можно сразу отнести к затратам.

Обращаем ваше внимание: компания РусПетрол реализует топливные карты в Москве при условии оплаты клиентом стоимости их изготовления.

Другие статьи:

Изменения в сети обслуживания карт рублевой программы:

Ростовская область, Краснодарский край.

Изменения в сети обслуживания карт литровой и рублевой программы:

Санкт-Петербург, Республика Татарстан.

Изменения в сети обслуживания карт литровой и рублевой программы:

Новгородская, Псковская, Новосибирская, Астраханская область.

«Роснефть» объявила о начале производства катализаторов гидропроцессов

В России запущено производство катализаторов гидроочистки: компания «Роснефть» ввела в эксплуатацию первый в стране ОПК.

Заправки НК «Роснефть» Москвы и МО приступили к реализации бензина «Евро-6»

Московские АЗС «Роснефть» начали переход на высокооктановое топливо высшего на сегодняшний день экологического класса.

Уникальный высокооктановый бензин от компании «Роснефть» увеличит пробег и сократит выбросы

По результатам проведенных испытаний топливо Pulsar-100 соответствует самым строгим мировым стандартам и подходит для использования в автомобилях с высокофорсированными двигателями.

Продолжая использовать ruspetrol.ru вы соглашаетесь на использование файлов cookie.

Более подробную информацию можно найти в Политике cookie файлов.

© ООО «РусПетрол», 2007-2020

Воспроизведение материалов сайта
допускается с согласия владельца

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector