Как определить бизнес функцию компании
Проведите анализ ключевых процессов, которые приносят доход или поддерживают работу компании. Например, если вы производите мебель, ваша основная бизнес-функция – производство, а вспомогательные – логистика, маркетинг и обслуживание клиентов. Запишите все операции, которые выполняет бизнес, и разделите их на группы по схожим задачам.
Оцените, какие функции напрямую влияют на прибыль. Продажи, разработка продукта и закупка сырья обычно важнее, чем кадровый учет или уборка офиса. Однако без второстепенных процессов компания не сможет работать стабильно. Определите, какие из них можно передать на аутсорсинг, а какие лучше оставить под внутренним контролем.
Поговорите с сотрудниками разных отделов. Они лучше знают, какие задачи выполняют ежедневно и какие из них критичны для бизнеса. Например, отдел продаж может указать на необходимость CRM-системы, а производственный цех – на важность контроля качества. Соберите данные и выделите повторяющиеся операции – это поможет точнее определить функции.
Сравните свою компанию с конкурентами. Если у других предприятий в вашей отрасли есть отдел аналитики или служба доставки, а у вас нет, подумайте, нужно ли внедрять эти функции. Но не копируйте слепо – учитывайте специфику своего бизнеса. Иногда отказ от лишних процессов делает компанию гибче.
Используйте матрицу RACI, чтобы распределить ответственность за каждую функцию. Это покажет, кто принимает решения, кто выполняет задачи, а кто просто получает информацию. Так вы избежите дублирования ролей и четко поймете, как работает бизнес изнутри.
Разбираем бизнес-функции компании: два рабочих метода
1. Анализируйте цепочку создания ценности. Разбейте деятельность компании на этапы от закупки сырья до послепродажного обслуживания. Например, для производителя мебели ключевые функции – закупка древесины, обработка материалов, сборка, логистика, продажи и сервис. Выделите 5-7 основных блоков, которые напрямую влияют на прибыль.
2. Используйте матрицу RACI для уточнения ролей. Создайте таблицу с перечнем процессов (разработка продукта, маркетинг, закупки) и отметьте ответственных (Responsible), согласующих (Accountable), консультантов (Consulted) и исполнителей (Informed). Это покажет, какие функции дублируются, а какие остаются без контроля.
Как определить бизнес-функцию компании
Проанализируйте основные процессы компании, которые создают ценность для клиентов. Например, если компания производит мебель, её ключевая функция – производство, а дополнительные – логистика, продажи и сервис.
Разбейте деятельность на три категории: основные (генерируют доход), вспомогательные (обеспечивают работу) и управленческие (координируют процессы). В розничном магазине закупки – основная функция, а IT-поддержка – вспомогательная.
Изучите организационную структуру. Отделы маркетинга, продаж и разработки обычно соответствуют ключевым бизнес-функциям. Если в компании есть отдел контроля качества, значит, обеспечение стандартов – одна из функций.
Проведите интервью с руководителями подразделений. Задайте вопрос: «Без чего ваш отдел не сможет выполнять задачи?» Ответы покажут, какие функции критичны. Например, отдел доставки назовёт логистику и складирование.
Сравните вашу компанию с конкурентами в той же отрасли. Если у них выделен отдел аналитики, а у вас нет, возможно, эту функцию выполняет финансовая служба. Так вы найдете скрытые или неочевидные функции.
Используйте метод декомпозиции. Разделите крупные задачи на подфункции. Управление персоналом включает найм, адаптацию, обучение и мотивацию – каждая из них требует отдельных процессов.
Проверьте документы: устав, регламенты, должностные инструкции. В них часто прописаны функции явно. Например, в описании отдела закупок может быть указано «планирование поставок» и «контроль запасов».
Анализ ключевых процессов и операций компании
Составьте карту всех операций компании, начиная с производства или закупки товаров до их доставки клиенту. Это поможет увидеть, какие этапы создают ценность, а какие можно оптимизировать.
- Разбейте процессы на этапы: Например, для розничного магазина: закупка, хранение, продажа, обслуживание клиентов.
- Определите ключевые метрики: Время выполнения, стоимость, количество ошибок. Для логистики это может быть срок доставки, для производства – процент брака.
- Выявите узкие места: Если складские операции занимают 70% времени заказа, стоит автоматизировать учет.
Проведите интервью с сотрудниками, которые непосредственно участвуют в процессах. Они часто знают неочевидные проблемы и способы их решения.
- Спросите: «Какие задачи отнимают больше всего времени?»
- Уточните: «Где чаще всего возникают ошибки?»
- Предложите: «Что можно изменить для ускорения работы?»
Сравните ваши процессы с конкурентами или отраслевыми стандартами. Если средний срок обработки заявки в вашей нише – 2 часа, а у вас – 6, это сигнал к изменениям.
Используйте простые инструменты для визуализации:
- Блок-схемы (например, в Miro или Lucidchart).
- Таблицы с временными затратами (Google Sheets, Excel).
- Чек-листы для проверки эффективности каждого этапа.
Пример: кафе сократило время приготовления блюд на 20%, перераспределив задачи между поварами после анализа их ежедневных операций.
Сопоставление деятельности с общепринятыми бизнес-функциями
Сравните процессы компании с типовыми функциями, такими как производство, маркетинг, продажи, логистика, финансы и HR. Например, если отдел занимается привлечением клиентов через рекламу, это маркетинг. Если контролирует денежные потоки – финансы.
Используйте стандартные классификации, такие как APQC или COBIT, чтобы избежать путаницы. Они содержат детальные описания функций и их подпроцессов. Это упростит анализ.
Разбейте деятельность на этапы и сопоставьте каждый с ближайшей функцией. Допустим, закупка сырья относится к снабжению, а контроль качества – к производству. Если задача не вписывается в стандартные рамки, выделите ее в отдельную функцию.
Проверьте, как распределены роли внутри команды. Часто сотрудники выполняют задачи из разных функций. Например, менеджер по продажам может заниматься и маркетингом. Уточните, какие обязанности преобладают.
Соберите данные о времени, затрачиваемом на каждую задачу. Это покажет, какая функция доминирует. Если 70% работы отдела связано с анализом рынка, его основная функция – маркетинговые исследования.
Сверьтесь с отраслевыми шаблонами. В рознице акцент на продажи и логистику, в IT – на разработку и поддержку. Это поможет точнее определить приоритеты.
Если остаются сомнения, опросите сотрудников. Они лучше знают, чем занимаются ежедневно. Задайте простой вопрос: «Какую основную задачу решает ваш отдел?» Ответы дадут четкую картину.